¿Qué es un workflow y cuál es su papel en las soluciones ERP?

Para que una empresa se pueda mover dentro de un marco de innovación y constantes actualizaciones es necesaria la implementación de soluciones ERP. Dentro de estas soluciones, los workflow le permitirán un salto de calidad en los procesos de la empresa, sean internos o externos.

En este articulo hablamos sobre las tendencias actuales y cómo los workflow, en el mundo de las soluciones ERP, son clave para mejorar las comunicaciones dentro de la empresa y proporcionan una división del trabajo más clara y comprensible por parte de todos los departamentos, generando efectividad en la realización de tareas.

Los Workflow como motor de colaboración

Es siempre una cuestión habitual y recurrente en todas las organizaciones enfrentarse a estas preguntas: ¿Quién tiene esta factura para la firma?, ¿Por qué no puedo aprobar este pedido?, ¿Es posible que requiera autorización de mi director para cursar esta solicitud?, ¿Ha firmado ya el proveedor el contrato? ¿A quién irá la factura cuando yo dé mi visto bueno?

Todas estas preguntas son reflejo de la misma inquietud: Los procesos de las empresas, sean internos o externos, no dependen exclusivamente de una persona que lo puede abarcar todo de principio a fin.

Normalmente, estos procesos, están repartidos por áreas o departamentos funcionales, roles de responsabilidad diferenciada, acciones en función de estos parámetros, diferentes módulos del mismo sistema e incluso por diversas aplicaciones integradas.

Desde hace algunos años, las organizaciones buscan la manera de como enfocar sus proyectos de transformación digital integrando la funcionalidad con la colaboración entre diferentes agentes. La respuesta son los workflow o flujos de trabajo.

¿Qué son los workflows?

Un workflow (flujos de trabajo en castellano) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.

La principal finalidad de los flujos de trabajo consiste en disminuir el tiempo y agilizar la realización de un trabajo de procesos, y asegurar los procedimientos de trabajo definidos por la empresas (generalmente tendentes a las best practices).

Si bien el concepto de workflow no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.

Estos son especialmente importantes en soluciones ERP, donde generan la automatización en la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

• Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.
• Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.
• Actividades de coordinación y control: Asegurar el cumplimiento de la normativas internas de la empresa, su revisión y coordinación.

Elementos fundamentales para configurar tu workflow

Los componentes principales que debe contemplar un sistema que implemente flujos de trabajo son los siguientes:

• Estados del Sistema: El workflow de un proceso normalmente se modeliza con un grupo de estados que caracterizan completamente la situación de un elemento dentro de un proceso. ¿En qué situación se encuentra mi factura?
• Conectores de Estados: El camino que puede seguir una transacción desde que entra en el proceso de estos flujos de trabajo hasta que sale de él está definido por los conectores de estados. ¿A qué situación irá la factura una vez la apruebe?
• Roles de usuarios: Los estados de los workflow suelen pertenecer a unos Roles de usuarios que son los que los caracterizan. ¿Qué rol organizativo puede aprobar esta factura en este estado?
• Intervinientes / Usuarios: Los usuarios del sistema pertenecen a uno o varios Roles de la organización de manera que cualquier elemento bajo control del flujo de trabajo puede ser reclamado a un usuario. ¿Quién tiene mi factura ahora?
• Puntos de decisión de usuario: Los usuarios del sistema pueden tomar decisiones y enviar la transacción bajo control de flujos de trabajo por uno u otro camino ¿A quién envío el Contrato, al Director de Compras o al Jefe de Obra?
• Puntos de decisión de sistema: El sistema toma decisiones en función de las características de la transacción y del punto de decisión. Si la factura excede un importe, se encamina hacia Corporativo, en caso contrario, sigue su curso.

Por otro lado, también es importante conocer las principales funcionalidades que incorporan dichos sistemas dentro de las soluciones ERP:

• Herramientas gráficas de diseño workflow: El diagrama del proceso se puede diseñar gráficamente. ¿Cómo diseño el flujo de trabajo?
• Timestamping: Las acciones de aprobación de flujos de trabajo registran el usuario y la hora de la transacción de manera que es base de auditoría del proceso. ¿Cuándo aprobó la factura el Director Financiero? o ¿Cuánto tiempo lleva la factura con el Jefe de Obra?
• Aprobación basada en roles: Un estado del diagrama de workflow puede requerir la aprobación de un rol o de un grupo de roles (serie o paralelo). La aprobación de un expediente jurídico requiere la aprobación del Director Jurídico y de un auditor externo.
• Desencadenado de acciones: Las acciones de aprobación pueden desencadenar otras acciones en el propio sistema. Al aprobar una solicitud de un comparativo enviar por correo toda la documentación anexa al siguiente interviniente.
• Soporte documental: Las acciones de aprobación podrán implicar la generación o trasiego de documentos originales o para firma. Al empezar un proceso de solicitud, generar un pre impreso normalizado en la organización para firma.
• Notificación: Los intervinientes en el proceso de aprobación suelen ser usuarios de diferentes perfiles a los que se puede notificar de distinta forma según los requerimientos. La notificación suele ser nativa en el propio sistema, por email, sms o por móvil.
• Recordatorios: Las transacciones están asociadas a roles a su vez formados por usuarios que si se les acumula el trabajo se les puede enviar recordatorios. “Si durante tres días no apruebo una factura, el sistema me envía un correo indicándome que en mi bandeja de entrada tengo tres facturas”.
• Trazabilidad: Las sucesivas aprobaciones en el sistema para la transacción permiten saber quiénes y cuándo han intervenido. El Director General identifica que una factura ha sido visualizada previamente por el Responsable de Área, de Delegación y por el Jefe de Obra.
• Integración Externa – BackEnd: Un sistema de workflow debe ser abierto para permitir desencadenar acciones o aceptar aprobaciones externas desde otros sistemas. La aprobación de una solicitud de contratación de un Jefe de Obra puede venir de un Gestor de proyectos externo.
• Portalización: Normalmente en un sistema de flujo de trabajo no controlamos solamente una transacción, sino que queremos ver cuadros, resúmenes, gráficos, etc. que permitan ejecutar funciones de supervisión u operación del proceso. A tal efecto, esta situación suele representarse en los portales internos, del empleado, intranets o en la propia aplicación si dispone de ellos. Visualizar rápidamente la ubicación de todas las facturas en su proceso de aprobación. Esto es especialmente importante hablando de soluciones ERP y la forma en que gestionamos los recursos de la empresa.
• Mimetizado: La operación del workflow no puede implicar un trabajo o módulo extra donde realizar transacciones adicionales. Las acciones se ejecutan como otras acciones posibles en las mismas transacciones.

Ejemplo de flujo de trabajo en soluciones ERP

O&S Consultores ha implementado, con nuestras soluciones ERP, diferentes soluciones de colaboración con flujos de trabajo. Para entenderlo mejor, podemos basarnos en un ciclo de contratación extendido en una empresa de Obra y Construcción. En este caso el proceso sería el siguiente:

1. Se origina en un Jefe de Obra que gestiona su proyecto en un sistema dedicado de Mediciones. Este Jefe de Obra normalmente elige partidas o unidades de precio que quiere contratar y en función de su cuantía podrá realizar un comparativo de ofertas.
2. Una vez cumplimentado y recibidas las ofertas físicas, estas se suben al sistema corporativo y el flujo de trabajo decide la cadena de autorizadores en función del área de negocio y los importes implicados.
3. El motor de Workflow cumplimenta documentación BackOffice en función de formularios integrados en las UI del usuario. En este caso, tanto memorias técnicas, como comparativos de ofertas se añaden al expediente de contratación automáticamente.
4. Aparece aquí un punto común de intervención del área de Calidad que revisa valoraciones y documentación. El concepto de oficina sin papeles subyacente en todo este modelo. Toda la información recabada y generada en los puntos anteriores es aprobada por este departamento.
5. A partir de este punto de Calidad, diferentes niveles de Dirección y / Dirección Ejecutiva participan en el proceso de visto bueno para la propuesta de un proveedor de los preseleccionados por el Jefe de Obra. En este caso, diferentes dispositivos móviles notifican la necesidad de aprobación así como el acceso a la documentación relacionada.
6. Prácticamente en todos estos puntos de aprobación se puede requerir un proceso de firma digital de la información. De esta forma, la documentación compartida por el flujo de trabajo lo hace con el visto bueno digital de los participantes.
7. El motor de aprobación del Workflow deriva al departamento de compras, el comparativo de ofertas con un proveedor concreto.  Es entonces cuando comienza la redacción del contrato con el proveedor.
8. Asimismo, de forma dinámica se asigna a un técnico responsable de la redacción del contrato en función de la disponibilidad y ocupación del equipo de técnicos en ese momento.
9. La apertura con un portal de proveedores integrado con este motor de workflow permite al proveedor remitir la información adicional requerida por compras, así como la recepción del contrato una vez propuesto para la firma.
10. La recepción de este contrato firmado electrónicamente se deriva al responsable interno de firma y una vez cumplimentado este proceso, el contrato ya queda pendiente de ejecución.

Conclusión

En conclusión, podemos afirmar que con la aparición de soluciones ERP en la nube, una empresa puede lograr integrar con mayor eficacia documentos y procesos, así como evolucionar a una estructura organizacional exitosa. El reto está en integrar los procesos corporativos de BackOffice entre los mismos usuarios de la aplicación, y también con colaboradores externos y proveedores. Esto redunda en procesos distribuidos y simples donde la responsabilidad está bien delimitada.

En O&S Consultores contamos con el conocimiento y la experiencia necesaria para acometer el reto de integrar soluciones ERP, y sus respectivos workflow, en los procesos corporativos en el día a día de las empresas.