El sector de las mutuas se ha redefinido tras el impacto de la pandemia. Y es que la COVID-19 puso a prueba a las Mutuas, quienes han tenido que gestionar un número creciente de prestaciones y adaptar sus sistemas en poco tiempo.
En esta entrada de blog, te contamos como obtener información sólida y tomar mejores decisiones con un adecuado sistema integrado de gestión para mutuas. Exploramos los retos que se presentan en el futuro cercano y cómo abordarlos con la transformación digital para convertirse en líderes del sector.
Sistemas ágiles de gestión de prestaciones en mutuas
Las Mutuas Colaboradoras de la Seguridad Social son entidades volcadas en la prevención de accidentes de trabajo, en la asistencia de sus mutualistas y focalizadas en la gestión de prestaciones del sistema de la Seguridad Social y por definición disponen y requieren de un sistema integrado de gestión que les permita el tratamiento de un gran volumen de datos.
La gestión del pago de prestaciones requiere un buen control desde el principio de la asistencia al mutualista en los propios centros o entidades, así como en la gestión con los proveedores externos y en el creciente nivel de detalle que permita a los gestores de las Mutuas dictaminar qué costes son de cada mutualista, cuáles se deben gestionar y cuáles no.
Ante estas dificultades de origen se les ha sumado un año difícil de pandemia, donde han tenido que gestionar un número creciente de prestaciones, adaptar sus sistemas en un corto espacio de tiempo y hacerlo de forma transparente y ágil para la cadena de suministro.
Un campo competencial creciente para las mutuas
El mutualismo de accidentes de trabajo tiene cerca de 120 años de existencia en España, es un sector en continua evolución y adaptación a los tiempos y es palanca de aplicación de las políticas públicas de trabajo de los diferentes gobiernos de distinto signo.
En los últimos 30 años, diferentes reformas han incorporado la cobertura de contingencias profesionales (1994), prestaciones por incapacidad temporal para contingencias comunes (1996), servicios de prevención de riesgos laborales (1997), evolución en el tratamiento de autónomos (1998-2004), prestaciones por riesgo durante el embarazo y la lactancia (2007), el cese por actividad de trabajadores por cuenta propia (2010) y la reducción de jornadas de trabajo (2011).
El año 2020 también se vio afectado por la COVID-19, debiendo gestionar las Mutuas Colaboradoras el pago de prestaciones aprobadas a tal efecto y que han supuesto un gran volumen adicional que ha causado tensión en los sistemas de las Mutas.
Escenario público – privado de colaboración
De la misma forma que las competencias han ido aumentando para las Mutuas, el sector se ha ido acercando cada vez más a las Administraciones partícipes de la Seguridad Social dado que son una de las correas de transmisión de los presupuestos del ministerio público hacia los trabajadores.
En este proceso, las mutuas y su utilidad social, implican un especial control y seguimiento por parte de las Administraciones del estado, tanto en el control presupuestario de las cuentas (a través de la intervención general del estado, el tribunal de cuentas, etc.) como en la transparencia y auditoría de los procesos de contratación.
De esta forma nos encontramos ante un sector que aun manteniendo su carácter privado (reconocido por las sucesivas legislaciones), se encuentra muy cerca del sector público.
Transformación digital de las mutuas
Si nos focalizamos en el proceso del coste asistencial, nos encontraremos que las mutuas normalmente disponen de las siguientes funcionalidades orientadas a realizar su actividad:
Un área de contratación ágil y versátil que asegura la transparencia y que permite actuaciones puntuales con contratos menores. El sistema debe ser:
- Colaborativo para integrar desde el solicitante origen al Órgano de Contratación, así como a Licitadores.
- Ágil para permitir tanto procesos largos de Licitación como cortos y numerosos como los menores.
- Con Firma digital para la documentación externa y los intervinientes señalados.
- Integrado con la Plataforma Contratación del Sector Público (PLCSP).
- Auditable y confiable reportando al Tribunal de Cuentas (TCU) y otros organismos.
Un sistema de Contabilidad pública y presupuestaria en paralelo a los sistemas clásicos Económico-Financieros que permita:
- Definir de partidas presupuestarias a diferentes niveles (Funcional, Grupo, Programa, Capítulo, etc.)
- Registrar y gestionar el presupuesto asignado a la mutua por partidas, realizando vinculaciones y exclusiones de presupuesto.
- Harmonizar el uso de un sistema de Contabilidad General con el propio uso público y presupuestario.
- Contabilizar los principales eventos con estándares de mutuas con impacto presupuestario y generación de obligaciones (ADOK, OK).
- Integrar con PROS@ (Sistema Económico Financiero de la Seguridad Social) los principales documentos requeridos por la mutua.
La facturación asistencial electrónica que permite reducir costes en los siguientes aspectos:
- Eliminación de impresión, mensajería y almacenamiento, así como los costes de proveedor externo de digitalización propietaria si existiera.
- Simplificación de los procedimientos administrativos integrando la factura con los campos propios del sistema de gestión asistencial reduciendo los errores humanos.
- Reduciendo el número de residuos de papel y otros derivados del uso de la factura física.
- Integrando los procesos de los proveedores con los de la propia mutua con altos niveles de seguridad a través del punto de entrada único de facturas asignado en FACE.
El propio proceso de facturación deberá asegurar:
- Un proceso colaborativo de aprobación y Workflow diferenciado para cada tipo de factura / área con diferentes intervinientes que asegure la asignación de un contrato para cada factura.
- La visualización y firma digital certificada por los aprobadores a partir del escaneo de estas.
- Una integración con el registro centralizado de facturas (RCF) y su envío y confirmación a PROS@ y SICOFADI.
- La participación del sistema asistencial para las facturas propias del área Sanitaria que culmine la distribución del coste de las facturas al mutualista.
- La contabilización con criterios propios del sector de mutuas y la generación de documentos presupuestarios para su envío a PROS@.
- Integraciones adicionales como serían el SII (Sistema Inmediato de información) de facturas a la AEAT.
Sistema integrado de gestión de imputación
Poner en orden todo lo comentado hasta este punto, permite que las facturas asistenciales se registren en el contrato del proveedor, en el paciente que ha realizado la asistencia, en la cuenta presupuestaria que corresponda y a su tipo de gasto. Esto a las mutuas les permite:
- Hacer una previsión de recursos sanitarios, necesarios para poder realizar una previsión económica imprescindible para abordar de manera sistemática la identificación, medición y valoración de costes requeridos para garantizar una adecuada asistencia sanitaria y una excelente atención al paciente.
- Tener el gasto calificado en la cuenta presupuestaria permite tener automatizada la información relevante y que es fundamental para un control de los resultados financieros de la mutua y para tomar decisiones.
- La imputación de las facturas a Contratos de proveedor permite cumplir la legislación vigente de la contratación pública y poder dar servicio con Centros Externos o Especialidades que no da la propia mutua. Así mismo permite anticipar el consumo del mismo para valorar su renovación o cambio de modalidad / proveedor para el mismo objeto del contrato.
- La imputación a paciente permite tener una información fehaciente del gasto real por proceso de baja o patología, una valoración de qué servicios se pueden ampliar o bien de qué tipo de servicio se deben concertar.
Conclusiones
El sector de las mutuas es muy dinámico y está sujeto a nuevos y diversos requerimientos de integración con diferentes Administraciones del Sector Público que varían de forma periódica. Adicionalmente las necesidades de implantación de estos sistemas requieren aplicaciones versátiles que se puedan adaptar rápidamente a este entorno cambiante y condicionan la configuración de los propios sistemas de las mutuas.
La información del coste por paciente es clave para mejorar los resultados en salud, ya que permite comparar alternativas posibles y su coste con información transparente, fiable y contextualizada. Esta información permite la comparación en el sector y la búsqueda de prácticas eficientes. También proporciona una información sólida tanto para la gestión de recursos sanitarios como para la toma de decisiones en la política sanitaria.
En O&S Consultores contamos con el conocimiento y la experiencia necesaria para acometer el reto de la transformación digital creciente en el sector. Ponte en contacto con nosotros si deseas más información.
