¿Qué es UiPath RPA? El mejor software para automatización de procesos

por | Sep 13, 2021 | Empresas de servicios, UIPATH | 0 Comentarios

 

¿QUÉ ES UIPATH RPA?

La digitalización nos ha llevado a un escenario en el cual hemos tenido desarrollar ventajas y soluciones diferenciales. UiPath es actualmente una solución líder y su conjunto de capacidades permite una gran escalabilidad en las operaciones comerciales digitales de todas las empresas a una velocidad sin precedentes.

Según consultoras de opinión, el software para automatización de procesos UiPath, lleva siendo desde hace dos o tres años el líder en el mercado de las tecnologías de la información.

 

¿POR QUÉ TIENE TANTO ÉXITO EL SOFTWARE PARA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE RPA?

UiPath lleva tres años liderando el cuadrante mágico en la automatización de procesos robóticos, por encima de Automation Anywhere o Blue Prism.

 

¿POR QUÉ TIENE TANTO ÉXITO EL SOFTWARE PARA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE RPA?

Anteriormente estos se encontraban por delante, pero es allí donde, rompiendo en precios a la baja, entró en escena UiPath. Normalmente esto sería una cosa rarísima, ya que el líder siempre suele ser quién marca precios al alta, pero en este caso, UiPath presentaba soluciones orientadas a grandes compañías y eso obligó a que sus dos competidores (que estaban encabeza por el momento) tuviesen que hacer lo mismo e ir hacia la baja. Esto no se quedó solo allí, también abrió puertas a la mayoría de fabricantes de tecnología a diferenciarse del resto, ya que eran más cerrados.

Y os preguntaréis, ¿qué significa esa apertura?

Hoy en día UiPath es la única solución de inteligencia artificial capaz de ofrecer el funcionamiento de sus robots con temas complejos, de Machine Learning, de Natural Language Processing, de chat bots, etc.

Por otro lado, también era el único fabricante de software para automatización de procesos que disponía de una solución community para cientos de miles de desarrolladores a nivel mundial, cosa que le aportaba una ventaja de conocimiento y de aprendizaje respecto a lo que la gente pensaba acerca de sus productos.

Actualmente Uipath es partner de Microsoft, de Google, de IBM y de la mayoría de los fabricantes que tienen algo que decir alrededor del concepto cognitivo. Es decir, de la aplicación de inteligencia artificial de Machine Learning y de tecnologías que cada vez están más cerca y que mucho más lo van a estar a corto plazo.

Por todas estas razones y todo lo que es UiPAth RPA, en O&S consultores decidimos casarnos con UiPath. Parece que el tiempo nos ha dado la razón. Algunos de los puntos fuertes que esta herramienta integra, basados en nuestra opinión, se resumirían en:

  1. La velocidad en la construcción de Procesos/Tareas
  2. La viabilidad financiera del fabricante
  3. La sólida hoja de ruta del Uipath en el concepto de HyperAutomation

¿QUÉ ES RPA Y QUÉ APORTA A LAS ORGANIZACIONES?

La automatización de procesos mediante robots (Robotic Process Automation) es toda tecnología orientada al uso de software con el objetivo de disminuir la intervención humana en el uso de aplicaciones informáticas, especialmente en tareas repetitivas que varían muy poco en cada interacción. RPA es un término relativamente nuevo, pero no el concepto que hay detrás, ya que desde hace décadas se vienen buscando formas de optimizar recursos a través de software que realicen funciones específicas en tiempos récord.

¿Qué es UiPath RPA? RPA es un software para automatización de procesos que se instala en un equipo Windows. Este servicio se arranca en un equipo informático cuyo sistema operativo es de la Familia Microsoft y va ejecutando procesos, (también llamados bots o scripts) que pretenden substituir las acciones que el ser humano hace de manera manual. Si las personas son capaces de hacerlo desde su estación de trabajo, el robot lo hará también.

De esta forma el empleado puede empezar a asumir tareas que no sean repetitivas, que no sean de captura masiva de datos y que le aporten mayor valor añadido, aportando de alguna forma a la satisfacción en su puesto de trabajo.

SOFTWARE RPA = TRANSFORMACIÓN

 Este fabricante es, por tanto, el número uno por una razón; y es que ya no solo tiene buen software, sino que tiene una buena arquitectura para soportar escalabilidad.

Se habla mucho de la transformación digital, y es verdad que RPA es una pequeña pieza, pero una muy significativa. No importa si en nuestro ERP tenemos aplicaciones malas o muy malas, ya que nuestro robot hará que todo funcione más rápido sin tocar nada, cosa que nos supone un ahorro potencial y unos plazos más cortos en la puesta en marcha y una reducción de costes.

El objetivo es que todo sea más rápido, económico y sin errores, respetando los puntos de control, los perfiles de seguridad, y/o reglas de negocio específicas deseadas (por muy complejas que estas puedan parecer).

El software para automatización de procesos RPA puede hacer cualquier proceso simple o complejo, definido y conocido. Desde descargarse extractos bancarios usando los servicios de banca electrónica, justificantes de pago en formato pdf, mandar remesas de pago, contabilizar facturas de proveedores o estar analizando el inventario para proponer pedidos de compra. Todo lo que se nos ocurra lo podría hacer un bot. Esto es el principal valor de todo lo que es UiPath RPA.

Y nos preguntaremos, ¿Qué hace un bot? Pues todo. Desde un copy/paste, analizar el contenido de una pantalla, de una imagen o incluso de un icono, y en todo momento saber si el campo sobre el que va a teclear es el que debe ser o no.

PRINCIPALES COMPONENTES DE UIPATH RPA

Esta herramienta puede encontrarse en un equipo a través de un icono con siglas UI (User Interface) y contiene los diferentes componentes tradicionales:

  • Robots (Attended/UnAttended): Dentro de esta aplicación encontramos especificadas todas las tareas que están instaladas en el equipo para poder ejecutar su versión más económica, la versión atendida. Se llama así, ya que el empleado se encarga de decirle al robot todo aquello que tiene que hacer.
  • Orchestrator (Basic/Standard): A partir de la versión atendida, podemos aumentar la complejidad. Si tenemos muchos procesos y hay un colapso en el uso de ese equipo, tenemos dos opciones: o compramos más robots o empezamos a poner más componentes. Es aquí donde aparece el Orchestrator, quien se encarga de dirigir todos los agentes virtuales y los procesos que tiene que ejecutar.
  • Studio/Studio X (Developer/Pro): Estas son las herramientas de desarrollo con las que se podrá construir y diseñar el cuadro de mando sobre el que funcionarán los robots del software.

Un ejemplo modelo típico por el que empezaríamos sería el siguiente: un repositorio, un entorno de desarrollo, un robot o dos atendidos y, más tarde (cuando el número de robots empiece a sumar decenas) invitaremos al Orchestrator para que organice el trabajo. Se dejarían de comprar licencias atendidas y se pasaría a una estructura de licencias no atendidas. Es decir, el empleado ya no será quien lanzará los procesos, sino que será el Orchestrator quien tendrá todas las prioridades y competencias de todos los ordenadores que están en su conocimiento para ejecutar estos bots.

Por lo tanto, ¿Qué es UiPath RPA en una empresa digitalizada? Actualmente las empresas deben ser conscientes de que, tarde o temprano, la única manera de aguantar esta complejidad y competitividad será con la ejecución de robots. Si no es todo un proceso, al menos partes de tareas de un proceso. Y mucho más aún como consecuencia de la pandemia del Covid- 19 que ha fomentado el teletrabajo.

Siempre deberíamos empezar instalando un único servidor con Studio, una licencia del Studio y una licencia del Attended robot. Pero UiPath no se ha quedado en el trío de componentes tradicional, sino que hoy en día tiene toda una plataforma capaz de acercarse al concepto de Hyperautomation dentro de su software para automatización de procesos.

¿QUÉ ES LA HYPERAUTOMATION?

La Hyperautomation reúne varios componentes de la automatización de procesos, integrando herramientas y tecnologías que amplifican la capacidad de automatizar el trabajo.

Ella comienza con la Automatización Robótica de Procesos (RPA) en su núcleo y amplía la capacidad de la automatización con la Inteligencia Artificial (AI), el process mining, los analytics y otras herramientas avanzadas.

La idea es automatizar cada vez más el trabajo del conocimiento e involucrar a todos en una organización para que formen parte de la transformación.

UN EJEMPLO PRÁCTICO DE REPORTING: NAVISION-EXCEL

Para este ejemplo hemos tomado el caso de una filial de una matriz francesa dedicada al hospedaje de personas de la tercera edad (lo cual tiene una complejidad importante). En su caso, el controller de la empresa perdía 4 o 6 horas al mes editando un montón de hojas de Excel para obtener del Navision todos esos archivos, manipular unas pivot tables maquiavélicas y con un gran riesgo de error.

¿Cuál era el objetivo de este pequeño bot?:

  • Reducir trabajo administrativo y tedioso de una persona de alto coste.
  • Poder dedicar a esta persona en otras tareas de mayor V.A., y de acuerdo con sus expectativas laborales
  • Evitar dependencias, si se pone enfermo en los días de Reporting es complejo que pueda hacerlo otra persona
  • Reducir errores en las manipulaciones

De esta forma, esta empresa decidió implementar un robot para que llevase a cabo todas estas tareas y procesos, y liberase así del trabajo humano que empleaba tantas horas y errores. Esto dio pie a que los empleados pudieran destinar tiempo en otras tareas que podían tener mucho más valor añadido.

Lo que hizo el robot en esta ejecución fue optimizar los datos contenidos en su propio fichero de configuración para procesar un fichero Excel de origen y que posteriormente produciría 6 ficheros distintos como resultado. Más tarde tomó sus datos, accedió a una máquina virtual de Citrix, pegó los datos, cerró la aplicación, y envió un correo electrónico a los destinatarios correspondientes.

Desde O&S Consultores creemos que uno de los aspectos más destacables de este proceso es precisamente la capacidad del robot de integrar en un mismo flujo de trabajo aplicaciones tan diversas, procesos en entornos completamente independientes e incluso procesos que implican lenguajes de programación distinta. Todo esto sin la necesidad de contar con un equipo de programadores con conocimiento sobre cada una de estas aplicaciones por separado.

 

José Manuel Rosanes

Director de RPA en O&S Consultores

 

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