La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología que ha venido para quedarse, y sí o sí, con el tiempo, todas las compañías van a tener que asumir que no pueden prescindir de ella.
Con esta entrada de blog pretendemos tratar de mostrar por qué es necesario organizar un centro de excelencia (CoE) para gestionar el viaje hacia RPA, así como las distintas formas de organizar el CoE con sus distintos roles, capacidades y formación necesaria.
¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos RPA?
RPA se trata de un software de “Robots digitales” o asistentes digitales que imita las acciones de un humano ante un ordenador. Este servicio Windows se instala en un equipo que recomendamos que esté asignado exclusivamente para el uso de esta tecnología y que tiene sus bondades y sus servidumbres. Es por ello que, recomendamos que esos equipos sean todos prácticamente clónicos, con mismas aplicaciones, versiones, idiomas y configuraciones.
Entre sus capacidades, un Robot, puede leer y entender el contenido de una pantalla, simular la pulsación de cualquier tecla del teclado o botón del ratón, navegar dentro y a través de cualquier aplicación con ambientes gráficos diferenciados (GUI=Graphical User Interfase), identificar y extrae datos de la pantalla hacia cualquier archivo digital y/o realizar cualquier operación matemática, ejecutar otros programas o aplicacones, realizar acciones predefinidas, etc.
En resumen, son muchos los ejemplos de procesos empresariales susceptibles de ser automatizados. RPA es la tecnología que permite robotizar cualquier tipo de proceso, por complejo que éste sea.
¿Por qué es necesario el Centro de Excelencia para gestionar RPA?
Es evidente que, con el tiempo, RPA se extiende en toda la empresa generando así la necesidad de implantar más bots o robots que ejecuten más y más procesos en todas las aplicaciones y áreas.
La estrategia contenida en el concepto de “HyperAutomation” de Gartner, obliga a prepararse para gestionar RPA como única forma de conseguir importantes ahorros económicos y ratios elevados de productividad administrativa. Todo ello implica organizarse internamente (Centro de Excelencia), y aplicar Metodología para gestionar RPA.
El Centro de Excelencia es, por tanto, quien trata de poner un poco de orden y metodología. Se trata de un grupo funcional, multidisciplinar, donde participan los distintos roles necesarios y capacidades diferenciales, y donde los miembros de TI son parte integrante. Aunque NO la principal ni la única.
El CoE se encarga de definir los estándares por aplicar, la Metodología por cumplir, buscar y priorizar ideas, calcular los “FTE” (Full-Time Equivalent) de potenciales ahorros de cada idea, y velar por el cumplimiento de todo lo que implica el viaje hacia RPA.
RPA, es por tanto un proyecto que se inicia, pero que no tiene fin, ya que, a mayor complejidad, surge la necesidad de implantar nuevos robots. No existe una única definición de cómo organizar dicho grupo funcional, ni cuántos miembros debe contener, pero si es necesaria de su existencia.
Formas de organizar el CoE
No existe un modelo único para configurar dicho equipo, pues cada organización, considerando sus aspectos culturales y de tamaño, marcarán la mejor forma de estructurarlo. El típico modelo es el centralizado. Cuanto más pequeña es la compañía y menor dispersión geográfica puede tener, es más fácil montar un único centro que trate de coordinar esas mejores prácticas, metodologías, estándares, etc.
Desde O&S Consultores les podemos ayudar a su definición, selección de miembros, capacitación, y aplicación de la metodología de trabajo para su correcto funcionamiento. Además de modelo más simple que hemos denominado centralizado, existen otros modelos de configuración:
- Modelo híbrido: Hay empresas que pretenden especializarse por áreas de negocio o por especialidades. En función del negocio de la compañía, igual se generan en un modelo híbrido dos centros de excelencia.El Centro de excelencia principal gestiona los procesos más complejos y comunes, mientras que los más pequeños cubren el resto de los procesos específicos de cada unidad de negocio más especializada.Este modelo también da mayor conocimiento de los macro-procesos comunes a la organización, y los micro-procesos más específicos.
Como desventaja en este modelo encontramos que este exige un mayor control desde el centro de excelencia principal, acerca del cumplimiento de las directrices sobre los CoE especializados más pequeños.
- Modelo Federado: En este modelo cada unidad de negocio impulsa y tiene el control total de proyectos de automatización y su priorización. Todos los centros de excelencia están, por tanto, cerca de su unidad de negocio y acumulan su conocimiento.Como desventajas podemos ver que se hace necesario regular las mejores prácticas y su cumplimiento real entre los distintos CoEs. Existe por tanto, un elevado riesgo de incoherencia en procesos y metodologías similares.
Visto esto, podemos ver que no existe un modelo perfecto, ya que todos tienen sus ventajas y sus inconvenientes, pero lo importante es elegir o tratar de crear uno que nos sirva y que sepamos hacia donde va a evolucionar en el futuro RPA en nuestra organización.
Roles necesarios contenidos en el Centro de Excelencia
Los roles de las distintas personas que deberían formar parte de ese equipo, deberían ser más o menos los siguientes:
- Sponsor: Es el máximo convencido del viaje hacia RPA y sus beneficios. Gestiona la evolución del equipo CoE.
- Champion: Principal comunicador de la nueva cultura e inculca la visión y misión de RPA dentro de la organización.
- Infraestructure Engineer: Es el responsable de la definición de la arquitectura de sistemas, seguridad comunicaciones e instalaciones del servidor con sus componentes, y resolución de problemas.
- Solution Architect: Responsable de definir la Arquitectura de la solución RPA. Guardián desde el incio al final en la ejecución de la solución acordada.
- Developer: A cargo de diseñar, desarrollar y probar los artefactos de automatización.
- Project Manager: Forma el equipo de los participantes en la solución de negocio a construir, y responsable del entregable final a la BU relacionada. Debe asegurar el cumplimiento de los requerimientos iniciales, y cuantificar los resultados y objetivos-esperados.
- Change Manager: Responsable de crear un plan de cambio y comunicación; y junto al Champion, constantemente preocupado por facilitar la adopción dentro de la organización y sus Bus.
- Business Analyst: Especializadas en procesos, revisión y mejora (reingeniería) de procesos; típicamente proviene directamente de los departamentos de operaciones donde acumula varios años de experiencia.
- Supervisor: Administra, organiza y controla la fuerza laboral virtual en el ambiente operativo; se centra en mejorar continuamente el desempeño operativo de los robots.
- Service Support: Primer nivel de soporte a empleados finales y gestión de incidencias.
En O&S Consultores enfatizamos la importancia de contar con una metodología específica para abordar la «Transformación digital» que implica la Automatización de Procesos Empresariales Inteligente.
El uso de esta metodología específica suele ayudar a mitigar los problemas comunes en este tipo de proyectos, como involucrar a los macroprocesos de la organización, destacar la importancia de mejorar los procesos y evaluar su idoneidad para la robotización futura. El objetivo principal es lograr una implementación y comunicación efectiva entre los equipos multidisciplinarios involucrados en estos proyectos. Como consultores expertos en RPA, también ayudamos a gestionar el cambio organizacional y las resistencias, así como proporcionar formación tanto a los empleados como al personal de TI.
Nos encargamos de anticipar, minimizar riesgos y apoyar la creación de un «Centro de Excelencia (CoE)» interno para la gestión de BPM/RPA. Si quieres saber más y facilitar la labor de tu centro de excelencia, no dudes en contactarnos. Desde O&S Consultores contamos con expertos en RPA con muchos años de experiencia que estarán encantados de ayudarte.
