¿Por qué la implementación de una firma digital de sistemas bancarios es clave para la gestión de tesorería de tu empresa?

por | Jun 8, 2022 | Empresas de equipos y mantenimiento | 0 Comentarios

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No estamos en una era de cambios, sino en un cambio de era generacional en el que somos nosotros los que debemos asumir el proceso de digitalización. Los motivos que llevan a las empresas a este cambio son variados, pero la firma digital de sistemas bancarios ofrece grandes beneficios para facilitar su implementación.

En esta entrada de blog queremos mostrarte cómo la tecnología nos puede ayudar a mejorar nuestros procesos en la gestión de la tesorería y los beneficios que aporta la firma digital de sistemas bancarios.

Previamente a entrar en la aplicación, hacemos un aterrizaje suave en los conceptos y hablamos de tres en concreto: Crear, construir y reinventar.

QUÉ ES LA FIRMA DIGITAL DE SISTEMAS BANCARIOS, LA NUEVA HERRAMIENTA DE X·RISK

 

Hay muchas empresas que se encuentran con una problemática en la gestión para firmar los ficheros, ya que se obliga a hacerlos por web bancaria. Eso significa que, si tenemos muchos bancos, nos vemos obligados a configurar y mantener tantos sistemas como bancos tengamos, con el consiguiente trabajo añadido de nuestros directivos de firma.

Por otro lado, también estaría el tema de los poderes, ya que cuanto más compleja sea la empresa más dificultad hay que dictaminar quién firma los ficheros, en qué empresas, a partir de qué importe, etc. Con lo cual, este supone una dificultad en el proceso que estamos haciendo.

Por último, y el que seguramente sea el que más dolores de cabeza provoca, es el control. Es decir, controlar que los ficheros queden firmados, que no quede un fichero de nóminas a final de mes sin firmar y enviar, incluso el control posterior, etc.

Adicionalmente, también nos encontramos con que muchas empresas ahora también pasan auditorías de seguridad porque hoy en día es evidente que, al estar en un mundo digital, cada vez más es importante que se sigan unos controles de seguridad para auditar y verificar que realmente no estemos teniendo problemas graves.

Es por todos estos motivos que muchas empresas se preguntan, ¿Están los ficheros protegidos? ¿Cómo se garantiza el control del proceso? ¿Hay trazabilidad en los datos?

Bien, si no disponemos de algo que nos permita gestionar todo esto nos seguiremos encontrándonos con esta problemática, así que necesitamos que la tecnología nos ayude.

En este caso, estamos hablado del sistema de firma digital de sistemas bancarios de X·Risk, una herramienta que ofrece la máxima agilidad y seguridad para nuestros procesos financieros.

Para ver cómo gestionamos y solucionamos toda la problemática de la que hemos hablado anteriormente, tendremos en cuenta:

1. Los ficheros deben estar cifrados: No podemos dejar los ficheros sin cifrar, ya que es fácil conocer el formato de un fichero y poder acceder a él.

2. Firma Hash: A partir de un fichero con una estructura y unos datos concretos hacemos un número único para que, en el caso que alguien entre y toque algo dentro, pueda notificarse.

Con estos dos conceptos conseguimos la doble seguridad.

PROCESO DE FIRMA ELECTRÓNICA

El proceso que seguiremos será:

  1. A partir de la generación de los ficheros, tal como salgan del ERP, nuestro sistema los cifrará y pondrá la firma hash. Todo este proceso lo hará solamente la aplicación de forma automática.

2. Los ficheros se pasarán a una carpeta llamada “Ficheros Ptes de firma”. En ese momento el sistema lanza un proceso en el que determina usuarios/as deben firmar y envía un aviso por correo. La seguridad del acceso del usuario a la firma, se realizará con 2Fa (Doble factor de seguridad), tal como hacen los bancos. Los enviará por el sistema de SWift,EDITRAN,etc., y por tanto, cuando tengamos la firma podremos garantizar el proceso correcto.

3. Cuando los ficheros estén firmados, el sistema avisará y los descifrará para comprobar que este no ha sido modificado ya que cada día el sistema de forma automática, los siguientes procesos con los ficheros de normas:

A continuación, queremos descubrirte cuales son los pasos clave que te ayudarán a implementar Uipath RPA en tu empresa. 

UN EJEMPLO EN INNOVACIÓN TECNOLÓGICA EN GESTIÓN DE TESORERÍA

El objetivo es automatizar todo el proceso del que hemos hablado antes, por lo que se deberá seguir unos pasos que son: configurar aquellas empresas de las cuales voy a generar fichero y voy a tener que firmar, configurar los usuarios de la aplicación (los firmantes) y los calendarios de firma.

Una vez ya están configurados estos usuarios, definiremos las entidades bancarias con las que vamos a trabajar y con qué tipo de ficheros. Por tanto, en función del banco, la empresa, el tipo de fichero y el importe empezaremos a configurar cuántas personan tienen que firmar o a qué personas debemos enviar todo.

Cuando ya tenemos todo configurado, estaremos automatizando el proceso ya que cada día el sistema de forma automática, todos los ficheros de normas de pago los va a procesar, los va a cifrar, los va a asegurar, los va a meter dentro del sistema y con todo esto hará una pequeña acción.

Una de las cosas importantes es que toda esta información que se está haciendo queda registrada con los que nosotros sabremos qué personas han firmado, cuando, con qué móvil, etc. Todo esto es lo que nos ayudará a mostrar en la auditoría los datos y garantizar la seguridad del fichero hasta que llega el banco.

Aunque parece obvio que las personas tienen en la cabeza y recuerdan la situación de los ficheros, la diferencia es que un sistema, tiene almacenado información de todo tipo sobre los ficheros y el proceso, que el usuario no puede recordad y que ayuda al sistema a tomar mejores decisiones.

En estas situaciones es donde podemos ver la ventaja que nos proporcionan este tipo de herramientas, porque nos facilitarán muchísimo los procesos.

Y tú, ¿Estás preparado para dar el salto?

Conoce más acerca de nuestras soluciones a través de nuestra web  y no dudes en contactar con nosotros en nuestro café virtual.  

Antonio Fernández
Director de consultoría de X·RISK

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