En la última década, la experiencia de los Directores Financiera, ha sido tener que realizar planificaciones financieras detalladas antes nuevos escenarios, en el 2010 fue la crisis, y en el 2019 el COVID, sin tener en cuenta que los mercados, productos y competencia cada vez son más innovadores y la adaptación a los cambios es un aspecto crítico.
LAS DIFERENTES PERSPECTIVAS DENTRO DE LA PLANIFICACIÓN FINANCIERA EMPRESARIAL
Dentro de este contexto, las empresas más innovadoras, se están centrando en disponer de información que les permita la toma de decisiones, tales como el Reporting, los cuadros de mando y la creación y evaluación de escenarios de planificación financiera que nos permita identificar, controlar y analizar el CashFlow real de la compañía y/o Grupo.
En fase de expansión, la dirección general no tenía en cuenta en sus planteamientos estratégicos las limitaciones financieras y/o de CashFlow, la economía era expansiva y los bancos ofrecían financiación por encima de nuestras capacidades, pero ante el cambio de ciclo económico, hemos vuelto a la realidad, la cual no deberíamos haber dejado nunca, y todas aquellas empresas envueltas en estos procesos de endeudamiento excesivos, hemos visto procesos de desaparición de las empresas, Know how y perdidas de empleos, y en los mejores de los casos fuertes reestructuraciones de sus negocios, en definitiva, empresas más pequeñas.
Hoy nadie discute la importancia del análisis de CashFlow real, y los distintos escenarios empresariales y su impacto en este. Es por ello por lo que los procesos de planificación financiera, seguimiento de esta y análisis de desviaciones en los procesos de cobros y pagos de la compañía es un aspecto clave en el desarrollo de nuestras empresas.
Hasta la fecha no decimos nada nuevo que no nos hayan dicho en las Universidades de Dirección de empresas, y para ello nos han enseñado la metodología de creación de una planificación financiera, pero actualmente, podemos abordar este problema con soluciones mucho más sofisticadas que con simples presupuestos de tesorería, qué suponen un gran esfuerzo de elaboración, y sobre todo complejidad de su seguimiento y la posibilidad de poder analizar distintos escenarios Empresariales y su impacto en el CashFlow de la empresa. Para ser más concreto piense en los últimos años empresas relacionadas con el sector turismo, tales como hoteles y/o cadenas de restaurantes, como han tenido que ir adaptado estos escenarios ante las distintas oleadas de COVID.
Qué podemos ofrecer a estas empresas desde O&S Consultores. El origen de O&S es analizar las soluciones informáticas que están disponibles en el mercado, bajo distintos aspectos, capacidad, facilidad y coste que va a suponer a las empresas poder adoptar este tipo de soluciones, y si encontramos una solución llevarla al entorno empresarial, es decir, la innovación surge la reflexión ante problemas, pero ante todo es acción, y esto en términos empresariales es proponer a nuestros clientes soluciones implantables para abordar estos retos.
GLOBAL FINANCIAL SUITE: NUESTRA VISIÓN
Cuando hacemos una planificación financiera empresarial, muchas veces nos encontramos con una excesiva dependencia de una gran cantidad de documentos Excel con un gran volumen de cálculos, en los que debemos tener especial cuidado para evitar cometer errores. Por ello, muchas veces las empresas desean invertir en un software contable y financiero específico para acabar con esta problemática. Cuando hablamos de un software específico de planificación financiera, estamos hablando de soluciones caras, sofisticadas y pensadas para grandes empresas donde hay un departamento encargado de ello, por lo cual son soluciones muy a lejos de lo que busca habitualmente una mediana empresa.
En el siguiente cuadro podemos analizar una solución de planificación de primera generación y/o con un modelo de planificación integrado, qué ya hemos comentado su complejidad, coste y tiempo en implementarla y en poder irla adaptado a los cambios.
Este es un ejemplo típico sistema de planificación económico que después nos permite pasar estas a una planificación financiera empresarial. Son solución que hemos implantado con resultados bastante limitados, por las razones antes comentadas.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA ANTES DE ABORDAR LA PLANIFICACIÓN FINANCIERA EMPRESARIAL
Antes de entrar en las alternativas actuales que ofrecemos en los procesos de planificación financiera y obtención del CashFlow, no debemos perder de vista aspectos básicos que debería tener en cuenta una empresa antes de la utilización de estas soluciones.
La Estructura. Lo primero que necesitamos para una buena planificación financiera empresarial es definir una buena estructura de presupuesto de Cashflow que pueda ser generada y seguida de forma correcta. Si hacemos una estructura de presupuesto en la cual ponemos muchos conceptos de cobro y de pagos, pero después es imposible hacer el seguimiento de los datos reales, esto carece de sentido. Tenemos que hacer un presupuesto que genere los datos necesarios y ser capaces de seguirlos posteriormente; “Lo que no se puede medir no se puede mejorar”.
La Construcción. Debemos de conocer cada uno de esos conceptos que hemos definido, y tenemos que analizar cómo vamos a calcular el dato, es decir, cómo lo vamos a conseguir. En este paso entraría la parte de la predicción. Lo que se lleva las correlaciones de datos, por ejemplo, un incremento de cobros como afecta a los pagos.
Seguimiento. Por último, una vez que tenemos el presupuesto bien construido y estructurado, debemos analizar las desviaciones de los conceptos de Cashflow, y así poder revisar nuestras previsiones y/o modelos de simulación. La calidad del trabajo de una financiera no es acertar las previsiones, pues si pudiéramos acertar el futuro, no seríamos financieros, pero si ante la capacidad de análisis de las desviaciones, tomar acciones que aseguren la viabilidad y desarrollo de la empresa.
X·RISK TRASURY FINANCIAL SUITE
X-Risk Treasury es nuestro Software Contable Financiero encargado de la gestión de tesorería. Es una solución que lleva más de 20 años en el mercado, y se ha ido modificando y adaptando la tecnología a lo largo del tiempo, ya que es una aplicación que hace más de 10 años que está en Web y que se puede adquirir en Cloud o SaaS. Una vez que la tecnología es cada vez más compleja, una de nuestras principales inquietudes es ponernos a la altura de estos avances y estar actualizados constantemente, ya que los usuarios buscan disponer de usabilidad y no de complejidad en este tipo de aplicaciones.
Este sistema de gestión de tesorería es un único sistema y consecuentemente tiene una gestión de lo que conocemos como la tesorería habitual, en la que podríamos incluir todo lo que es cuentas corrientes, pólizas de créditos, conciliaciones bancarias. Sin embargo, si hablamos de gestionar una tesorería con cierta complejidad, tenemos que ir desarrollando nuevas funcionalidades que están dentro del sistema (a veces llamados módulos). Con X-Risk desarrollamos la financiación, las inversiones, la gestión de riesgo, gestión de cobros. También integraciones con otras aplicaciones como es SAP o Dynamic. Adicionalmente todo lo que es la conexión con la Banca, que puede ser realizado con Editran o UiPath.
Se trata de un sistema que es totalmente Web y, básicamente, a través de este sistema se gestiona todo lo relacionado con la gestión de tesorería, las líneas financieras y el reporting. Está integrado con diferentes sistemas de ERP como SAP Business ByDesign, Business Central, y otros. Es una aplicación totalmente web, en la que tenemos escritorios y menús personalizables, y que nos aporta claros identificadores para cada uno de los procesos.
Dentro de esta aplicación podemos encontrar la herramienta de Power BI, a través de la cual se pueden generar informes de dirección, hacer simulaciones para previsiones, e informes de alto nivel en general.
El objetivo al hacer una planificación financiera empresarial es tener una estructura y tener bien claro los pasos de cómo hacer una gestión de cobro efectiva: pagos, flujos de contribución de inversión, etc. que son totalmente configurables por la empresa en cuestión. Al final, lo que se genera es un informe de Cashflow con todos los conceptos. El Software Contable Financiero nos ayuda a determinar si podremos cubrir estos conceptos con los saldos o si necesitamos algún tipo de financiación.
Para cada uno de estos conceptos, por ejemplo, el cobro de instituciones, tenemos que identificar en primer lugar el origen y su temporalidad (¿de dónde lo recojo?). Por otro lado, hablando un tipo de dato financiero o económico, si tiene algún ajuste de fecha, si se puede hacer simulación, si tiene conceptos asociados, o si es un concepto calculado.
¿POR QUÉ USAR EL SOFTWARE CONTABLE FINANCIERO X·RISK?
Existen diversos factores por los que elegir la herramienta de X-Risk Treasury suite e implementarla en la organización:
– Entorno Microsoft: O&S Consultores ha optado por integrar los entornos de desarrollo y soluciones de Microsoft, integrando otras tecnologías que Microsoft ya ha integrado como es angula. Estas decisiones estratégicas a nivel técnico que suponen a nuestros clientes:
- Disponer dentro de nuestra aplicación una herramienta tan potente como Power BI, permite elaborar cuadro de mando del Cashflow y seguimiento de nuestros cobros, pagos, así como de nuestra posición de tesorería.
- Capacidad de elaborar escenarios de previsiones de cobros y pagos de forma sencilla e incorporarlas en nuestras previsiones y seguimientos de Cashflow.
- No nos olvidemos de la mejora en la productividad operativa del departamento mediante la automatización de los procesos de gestión y contables de la tesorería.
- Implementar innovaciones que mejoren el control de los procesos financieros, tales como la gestión de cobros y pagos.
Pablo Tusell
Director de O&S Consultoría