La Robotización automatizada de procesos mediante robots (Robotic Process Automation en inglés) es toda tecnología orientada al uso de software con el objetivo de disminuir la intervención humana en el uso de aplicaciones informáticas, especialmente en tareas repetitivas que varían muy poco en cada iteración. RPA es un término relativamente nuevo, pero no el concepto que hay detrás, ya que desde hace décadas se han buscado formas de optimizar recursos a través de software que realice funciones específicas en tiempo récord.
¿Qué procesos son susceptibles a ser automatizados?
- Tareas complejas.
- Tareas en las que un error pueda comprometer el proceso.
- Procesos costosos.
- Acciones que requiere mucho tiempo de poco valor.
- Procesos en los que intervengan muchos participantes.
Gracias a la robotización automatizada de procesos, el bot será capaz de imitar el comportamiento humano, enviar correo electrónico, rellenar un formulario, manipular una tabla, escribir una carta, etc. Cualquier cosa que pueda hacer con su mouse y teclado es accesible para el robot y puede automatizarse. Por otro lado, será posible automatizar los procesos de nuestros clientes, reduciendo el esfuerzo y creando valor que sin este procedimiento no sería posible.
¿Cómo se comporta un bot ?
Durante el webinar realizado pudimos ver ejemplos concretos:
1.- En un primer grupo de Bot se orientaron a la robotización automatizada de procesos: Se presentaron BOT de automatización de procesos, tales como captura de un extracto bancarios, búsqueda de documentación bancaria y adjuntarla al movimiento de tesorería, así como actualizaciones de cotizaciones de mercados, tales como tipos de cambio y tipos de interés, e incluso un bot de parametrización.
Dentro de este grupo de bot´s usuarios. se identificaron otros bot´s necesarios que los participantes nos fueron indicando, para dotar a módulo de RPA de X·Risk Treasury un set de bot´s estándar para el uso de nuestros.
2.- En el segundo Grupo de bot´s se orientaron a integrar otras tecnologías más complejas dentro de los bot´s que permita disponer de asistentes personales.
En este apartado se pudo disponer de un chatbot que permita interactuar con la persona para trabajar con X·Risk Treasury, de tal forma que evitemos horas de soporte de nuestro/a asistente, siendo éste virtual. Un ejemplo nos permite interactuar con el asistente virtual, por ejemplo, hemos actualizado los tipos de cambio hoy, en caso que es que no, nos permite lanzar el bot del apartado anterior, es decir, la captura de tipos de cambios.
Con que tecnología nos hemos apoyado para el desarrollo de esta tecnología. Aunque el Grupo O&S esta trabajando con distintas soluciones, tales como:
Nuestra solución de tesorería está muy ligada a tecnología Microsoft, por ejemplo, SQL Server, Power BI para cuadros de Mando, y para RPA se ha elegido Power Automate. Pero hay otras razones de peso para seleccionar esta solución, tales como que muchos de nuestros clientes ya disponen de esta solución, aunque no la utilicen, el coste de esta es muy asequible, y Microsoft esta invirtiendo en esta solución con lo cual llegará a ser una referente en el mercado.
Las empresas Fintech, tales como los agregadores bancarios ya utilizan esta tecnología para la captura de extractos, pero nosotros la hemos implementado dentro de una solución de tesorería (TMS), siendo pioneros.
Algunos de ellos asistentes nos preguntaron si no disponían de la solución X·Risk Treasury los bot´s presentados pueden ser utilizados con las aplicaciones actuales que disponen, a cuya pregunta es que sí on alguna pequeñas modificaciones. Este es otro de los beneficios de esta tecnología, no es condición necesaria el cambio de sus aplicativos, pues el bot se integra con sus aplicaciones, por antiguas que sea.
Francamente creemos que solo hemos empezado un camino que todavía aún no sabemos hasta donde nos llevará, pero sus objetivos son claros:
- Automatizar
- Asegurar los procedimientos internos
- Evitar errores
- Y sobre todo dar mayor valor añadido al trabajo humano y evitar que nuestros departamento de tesorería una vez digitalizados los procesos, pueda dedicarse a la mejora continua del área financiera.
Conclusión
La robotización en tesorería está revolucionando por completo la forma en que las empresas manejan sus finanzas y todos los procesos relacionados con este departamento, ahorrando tiempo a los equipos, reduciendo costes y, en definitiva, ganando en productividad., eficiencia y capacidad de análisis.
Antonio Fernández
Director de consultoría de O&S Consultores