¿Cómo mejorar los reportes financieros de tesorería para Dirección?
El Reporting financiero de tesorería a dirección es una tarea primordial para cualquier empresa. Permite tener una visión concisa del estado del negocio, identificar áreas de mejora y tomar decisiones.
Por otra parte, desde el punto de vista de un Tesorero, ofrece más visibilidad y valor al trabajo del departamento. Sin embargo, a veces no somos conscientes del tedioso proceso de recopilar, analizar y presentar los datos, para disponerlos de forma centralizada, global y con la suficiente calidad.
El Reporting financiero de tesorería también permite a la Dirección Financiera poder tomar las mejores decisiones e identificar el impacto que tendrán, tanto a nivel de balance, como de la cuenta de resultados.
En este artículo, hablamos de los puntos más destacados para realizar un Reporting a dirección: Las claves para optimizar el Análisis y mejorar la toma de decisiones.
¿Qué debe contener el Cuadro de Mando de tesorería?
Para empezar, es importante tener claro los pasos a seguir a la hora de plantear cualquier reporte de tesorería. El camino que seguiremos y las preguntas que debemos responder antes de empezar son las siguientes:
- Diseño inicial de los informes.Cuáles son los objetivos de estos informes, por ejemplo, hacer seguimiento de un Cash Flow, o conocer el coste de la deuda, etc.
- Qué herramientas utilizo. Cómo voy a mostrar la información y con qué herramientas las voy a optimizar.
- Qué información necesito. Cómo construyo y recojo todos los datos. ¿Necesito un software de tesoreria para facilitar todo el proceso? Estos sistemas permiten crear una información estructurada y automatizar las tareas rutinarias relacionadas con la elaboración del reporting y dar así más valor a la parte analítica del departamento de tesorería.
- Diseño visual de los informes. Cómo será la estructura a nivel visual y qué niveles de detalle se necesitan (al analizar unos datos surgen las siguientes preguntas que deberían estar explicadas en el reporting). Un aspecto importante a tener en cuenta es como presentamos este cuadro de mando, pues debe permitir a la dirección identificar fácilmente los problemas y las posibles soluciones.
Reporting con Business Intelligence
A día de hoy aún hay usuarios que solicitan los informes clásicos de reporting. Aquellas soluciones de tesorería que fueron diseñadas en la década de los 90 que se basan en una foto estática en forma de tabla en el que se muestra toda la información. Sin embargo, cualquier aplicación de tesorería debería presentar el Reporting de tesorería con herramientas BI, pues esto nos permite:
- Ganar en interactividad, y, por lo tanto, más facilidad para analizar y explicar lo que ha sucedido. Con distintas formas de visualización y relaciones entre los datos. Nos ofrece una información más analítica que ayuda a orientar la toma de decisiones.
- Una orientación más intuitiva que permite centrarse en los problemas y sus causas.
- Y técnicamente, cuando el volumen de datos es elevado y se requieren cálculos on line complejos, como por ejemplo calcular el saldo medio en fecha valor de todas las cuentas del grupo y poder obtener el tipo de interés ponderado medio del Grupo, no podemos abordarlo con una consulta básica de SQL a una base de datos detallada de tesorería.
Software de tesorería para el Reporting financiero
Como hemos comentado anteriormente, disponer de una fuente sólida de datos para poder elaborar el Reporting financiero de tesorería es un pilar básico, y por ello, disponer de un sistema de tesorería (TMS), generalmente es necesario por varias cuestiones:
- Los departamentos de tesorería que no cuentan con un TMS tienen los datos dispersos y en distintas fuentes de información, y posiblemente, en diferentes Excel.
- En el caso de disponer de un TMS, este no gestiona la complejidad total de la tesorería de un Grupo, falta información de las financiaciones, o faltan las cuentas bancarias de empresas en el exterior. Incluso puede faltar consolidar la información con unos tipos de cambio fijados por el Grupo u el tipo de cambio del ERP.
Por este motivo, durante la sesión, se hizo especial hincapié en la labor de construir el Reporting financiero de tesorería con bases sólidas. Es mejor no querer atajar el problema mediante cuadros de BI, más o menos vistosos, si la información y la calidad de esta, no cumple unos mínimos requerimientos.
Nuestra experiencia nos indica, que es más laborioso este trabajo, la construcción de una base de datos bien estructurada y fiables, que la realización de los cuadros de reporting dentro de un BI.
Pantalla principal del sistema de tesoreria (TMS) X-Risk Treasury
Nuestra solución de tesorería X-Risk Treasury
X-Risk Treasury Financial Suite es nuestro software de tesorería que integra toda la información de tesorería, con el objetivo de optimizar todos los procesos del propio departamento; gestión de tesorería, contabilización, conciliación, gestión de riesgos y Reporting. Siempre basados en una estructura de información global, es decir, del Grupo, de cualquier contrato financiero que dispongamos, y en cualquier divisa y contra valoración que se desee realizar, diaria y correctamente clasificada en los distintos flujos financieros.
A partir de esta base sólida de información, hemos construido una base de datos de Reporting que permite a la dirección disponer del reporting financiero de tesorería. Para ello, hemos seleccionado Power BI como solución embebida dentro de la aplicación, para poder presentar estos Cuadros de Mando.
La solución de Power BI, ha sido un gran acierto (hace más de 5 años se optó por esta solución cuando aún no era el líder del mercado de soluciones BI), y nos ha permitido diseñar las “best practices” de Reporting financiero de tesorería accesible para todos los clientes de nuestra aplicación.
La selección de power BI, nos permite ir más allá de un Reporting financiero, y podemos aprovechar otras funcionalidades para realizar previsiones de flujos de tesorería a través de algoritmos, así como escenarios mediante “what if”, y la utilización de Inteligencia Artificial.
Conclusión
La transformación digital ha llegado al mercado financiero a través de las Fintech, pero no solo en los mercados, sino también en los procesos del propio departamento de tesorería. Así como en las funcionalidades de los aplicativos de soporte de éstos, tales como la solución de Power BI, u otras soluciones como son RPA “Robots”, que permiten poder actuar con el sistema mediante chatbots y/o lanzar tareas repetitivas que el robot pueda ejecutar con el mínimo esfuerzo del usuario.
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