GESTIÓN Y CAPTURA DE FACTURAS DE PROVEEDORES: CASOS DE USO

por | Oct 13, 2022 | Empresas de equipos y mantenimiento | 0 Comentarios

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En prácticamente cualquier empresa el proceso de captura de facturas de proveedores y su contabilización supone una tarea ardua para su organización. 

Gracias a la inteligencia artificial y la robotización digital, actualmente, es posible automatizar y centralizar actividades tan fundamentales como la gestión y captura de facturas de proveedores. Sin embargo, hay muchas compañías que aún no han automatizado este proceso y consumen mucho tiempo para gestionar este proceso. 

PROBLEMAS PARA LA GESTIÓN Y CAPTURA DE FACTURAS DE PROVEEDORES

 

Existen diferentes desafíos típicos de un proyecto de automatización de captura y contabilización de facturas, dependiendo de:

   1.   Origen

En algunos casos, las empresas reciben facturas de proveedores que no tienen diseños estandarizados, es decir, de un mismo suministrador puede haber uno, dos, o más formatos parecidos de facturas, pero no iguales. Misma compañía, diferente layout. También puede suceder que el contenido no este estandarizado y, de igual manera, diferentes facturas de un mismo proveedor se refieran a un mismo concepto de varias maneras.

No siempre una factura puede ser clasificada como tal, de hecho, el único elemento que diferencia una factura de una recepción, por ejemplo, suele ser el propio nombre <<factura>>. Por tanto, para automatizar y clasificar las recepciones y facturas es esencial identificar cada una. Asimismo, puede haber distintos tipos de facturas con diferentes tratamientos. Por esto, también es esencial conocer los elementos identificativos de cada uno de estos tipos de facturas para poder diferenciarlas. Un ejemplo puede ser una factura de abono, una nota de crédito, una factura “estándar”, o una que corresponde con un anticipo.

   2. Proceso contable

Las facturas siguen un proceso contable contingente a cierta lógica, es decir, cada factura sigue un camino a través del ERP para poder capturarla y gestionarla. Pueden existir varios escenarios distintos dentro del mismo proceso de contabilización, ubicados en puntos de menú distintos del ERP y transacciones distintas. Es decir, puedes tener 5 facturas y que cada una siga una lógica diferente en el proceso de contabilización. Esto supone que hay que mapear un proceso para cada escenario posible, por ejemplo no es lo mismo una factura de servicios que una factura de recepción de materiales. 

En muchas ocasiones, los sistemas y procesos implementados en la empresa, típicamente el ERP, dependen de personas que ya no están en la empresa o que ya no son responsables de esa actividad en concreto. Con frecuencia, el conocimiento que tenía el encargado hasta el momento no se traslada adecuadamente a los siguientes trabajadores. A partir de ese momento, se genera un problema debido a que los demás no conocen los procesos iniciales y los procesos heredados. Por suerte, esta situación es fácil de solventar gracias a las soluciones de RPA. 

Otra situación posible dentro del proceso contable es cuando existen diferentes pedidos u órdenes de compra, facturas y albaranes. No es lo mismo tener un pedido que muchos. Por tanto, se necesitan implementar mecanismos adecuados para entender cuántas recepciones tiene una factura, es decir, es necesario mapear las relaciones entre facturas-órdenes de compra-albaranes de recepciones de mercancías. 

   4. Fuente y formato de datos

Puede suceder que haya diferentes canales de recepción de facturas, ya sea mediante mail, papel, drive, etc. O que la factura se reciba en diferentes tipos de documentos: multi página, diferentes idiomas, diferentes divisas, distintos sistemas impositivos e, incluso, formatos diferentes (PDF, Word, Excel, etc). La captura y gestión de una factura realizada manualmente en alguna de estas situaciones, comporta mucho más tiempo y costes para la empresa (estimado entre 7 a 15 euros), que realizarlo de manera automática y centralizada mediante una solución tecnológica. 

   5. Entorno digital

Suele suceder que, durante la puesta en marcha del ERP, se implemente una solución válida para ese momento pero que, con el paso del tiempo, acabe siendo inadecuada y los empleados acaben repitiendo el proceso sin entender su lógica.

Los ERP son muy rígidos y costosos por lo que solucionar este tipo de problemas a través de un cambio en el mismo ERP no suele ser ni rápido ni económico. Además, hay una multiplicidad de fuentes de los datos, con lo que hay que centralizar toda esa información mediante RPA. También hay que tener en cuentas las políticas de ciberseguridad de la empresa y su infraestructura puesto que también influyen en el tipo de solución que se debe implementarempresas.

   6. Necesidades del negocio

Cada negocio tiene sus propias restricciones como pueden ser las fechas de corte, fechas límite de contabilización y cierre contable dependiendo de la recepción de la factura, expedición de la factura y calendario de pagos. Por tanto, existen diferentes reglas para proceder al pago de facturas que supone un análisis y gestión de cada una de ellas. También existen problemas derivados, especialmente en grandes empresas, de las unidades de negocio con diferentes nombres de una misma compañía. Cuando recibimos facturas de cada unidad de negocio con un nombre independiente, hay que definir un flujo de trabajo y un sistema lógico para cada unidad y factura. Y, además, pueden existir conexiones inter-compañía que provoquen confusión entre el recibo y entrega de facturas.

Puede resultar un tema complejo si se realiza manualmente, pero bien mapeado, se puede logar una automatización eficaz y mucho más eficiente. Todo esto es posible de lograr, con un nivel de inversión muy bajo, gracias al RPA.

SOLUCIÓN AL PROBLEMA DE GESTIÓN Y CAPTURA DE FACTURAS DE PROVEEDORES

Una vez analizados todos los posibles problemas de una manera ordenada y clasificada, ¿qué soluciones podemos dar?

RPA o automatización robótica de procesos es una nueva tecnología basada en robots digitales que permiten la creación y despliegue de automatizaciones en cualquier entorno digital de la empresa. Los usuarios de software pueden crear robots de software o bots que puedan aprender, imitar y luego ejecutar procesos empresariales basados en reglas. Los bots pueden copiar y pegar, extraer datos de la web, hacer cálculos, abrir y mover archivos, analizar correos electrónicos, iniciar sesión en programas, conectarse a API y extraer datos no estructurados. Dado que los bots se pueden adaptar a cualquier interfaz o flujo de trabajo, no es necesario cambiar los sistemas, aplicaciones o procesos empresariales existentes, tal y como sucede en el problema que hemos visto anteriormente de proceso contable (punto 2).

En general, las soluciones que planteamos tienen un proceso definido:  para un tipo de proyecto como el analizado tienen un proceso definido:

  1. Entrada de factura
  2. Clasificación del tipo de documento
  3. Reconocimiento
  4. Revisión de datos y validación
  5. Exportación y registro

¿CÓMO ES EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE UN PROYECTO DE ESTE ESTILO?

1. Happy Path

En primer lugar, se procesa una factura típica, que no genere problemas para poder hacer un primer modelo.

2. Escenarios alternativos

Seguidamente, se van implementando diferentes posibilidades y escenarios para poder gestionar y capturar cualquier factura. Por ejemplo, si encontramos un porcentaje impositivo de 16% en vez del  típico 21%, se pueden implementar bifurcaciones lógicas del proceso diferentes a una factura típica analizada en el primer paso.

3. Entrenamiento Machine learning y periodo de pruebas

Una vez completados todos los escenarios posibles, se pone la solución en marcha. Se practica el uso de la solución y se prueba la contabilización en un entorno de test.

4. Producción

Finalmente, se hace un pase a producción mientras los modelos de machine learning siguen mejorando continuamente, de tal manera que cada vez hay menos necesidad de intervención de un humano, y más automatización.  

EJEMPLO DE CASO DE ÉXITO

 

El caso de Oxiteno, empresa multinacional de fabricación de productos químicos ubicado en México, con diferentes centros y filiales repartidas en diferentes puntos del mundo.  Trabajan con ORACLE, para el módulo de logística y transporte, donde registran las facturas relacionadas con el transporte logístico del ciclo de venta y entrega de producto.

Sin embargo, el 80% de las facturas llegaban con importes erróneos, o que no coincidían con los registros que constan dentro del ERP. El problema principal es que realizaban una administración manual de la gestión y los cambios de estado de las facturas mediante Excel. Al ser una multinacional que recibe muchísimas facturas mensuales, y todas pasan por diferentes estados de aprobación y contabilización, y que cuenta con muchos departamentos distintos y filiales, había mucha gente de múltiples departamentos involucrada administrando este proceso. Además, cuando el personal de operaciones hacia la solicitud de envió, es decir, la orden de compra del servicio de transporte de la mercancía química, la estimación de coste inicial nunca coincidía con el valor recibido de la factura final. Esto sucedía porque durante el proceso de transporte es usual que se produzcan suplidos o costes adicionales que acaben aumentando el precio de la factura, cuyo coste no estaba previsto en la solicitud del servicio. Esto se traducía en que mucha gente acababa trabajando en un Excel ya que cada cambio de estado implicaba que alguien lo recibiera, analizara, fuera al ERP, hiciera los oportunos cambios y lo pasara al siguiente compañero para continuar el proceso. En definitiva, el proceso no era eficiente y las facturas acababan contabilizándose y pagándose tarde, generando problemas con los proveedores y con una carga de trabajo innecesaria.

Para solucionarlo, no se podía cambiar el ORACLE, puesto que es corporativo, ni tampoco implementar mejoras de Workflow por su alto coste. De este modo, la solución era utilizar un bot que integre bases de datos, automatizaciones dentro del mismo ERP, e incluso envíos de correo electrónico automatizados dependientes del proceso mismo.

José Manuel Rosanes
Director de consultoría de X·RISK

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