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Automatización robótica de procesos Intelligent enterprise
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Los robots nos permiten automatizar tareas administrativas del día a día. En el presente artículo damos respuesta a lo que muchos clientes nos preguntan: ¿Nos puedes dar ejemplos prácticos e ideas de cómo la tecnología RPA nos puede ayudar?

Según el área empresarial encontramos experiencias prácticas que se repiten en mayor o menor medida y que son susceptibles de ser robotizadas. Sin embargo,en cada empresa pueden aplicarse diferentes procesos automatizados personalizados.

Estos son algunos casos de uso habituales de departamentos de empresas que les pueden ser familiares. Nos centramos en las áreas Financiera, Recursos Humanos, TIC, Operaciones y Comercial por tener ejemplos de procesos que habitualmente se realizan en la mayoría de las organizaciones.

¿Qué procesos empresariales se pueden automatizar?

Casos de uso RPA en Finanzas

  • Generación de reportes: automatización de la descarga de reportes, planificación y distribución de reportes a las partes interesadas y la unión de datos de diferentes sistemas.
  • Proceso de cobros: seguimiento de incidencias, envío de emails, cartas, notificaciones y procesamiento de recibos de cobros.
  • Reconciliaciones bancarias: automatización de procesos de descarga de datos de diversas fuentes (bancos, visas, etc.) y posterior reconciliación.
  • Cuentas a pagar: para registro de datos de facturas, configuración y mantenimiento de proveedores, consultas de las previsiones de pagos y procesamiento y preparaciones de datos, así como procesamiento de archivos masivos de pagos. También se pueden automatizar la descarga y registro de facturas de suministros a partir de portales web.
  • Entradas estándar en el diario a partir de informaciones externas.
  • Actualización de datos maestros diarios en nuestros sistemas ERP como podrían ser los tipos de cambio de divisas.
  • Verificación automatizada y conciliación de balances y cuadres. Por ejemplo, en transacciones intercompañía en entornos multisocietarios o búsquedas y reportes de excepciones.
  • Planificación y análisis financiero. Automatización y conexión de previsiones utilizando datos históricos y de mercado. Y también para la creación de informes comparativos entre previsiones y datos reales extraídos del sistema ERP.
  • Finanzas operacionales y contabilidad: para descarga de datos mensuales de ventas y cálculo de comisiones, cálculo de provisiones, revisión de proceso de aprobaciones, creación de archivos y email para obtener aprobaciones y actualizaciones de tipos de cambio a partir de fuentes externas.
  • Cumplimiento regulatorio y presentación de impuestos. Obtención y presentación electrónica de datos. Movimiento de datos del balance y cuenta de resultados desde los libros contables generales a sistemas tributarios.
  • Gestión de documentos: mantenimiento de datos históricos de impuesto para auditoría y para la automatización de validaciones de nombre/declarante o validar el NIF.

Casos de uso RPA en Recursos humanos

  • Alta de empleados (onboarding): automatización de alta de empleados y el control en todas las aplicaciones (ERP, Reporting, crear las cuentas de correo, Alta Seguridad Social). También es útil para las modificaciones, actualización de datos, perfiles, permisos, tramitación de documentos, etc.
  • Analítica y reporting: captura y limpieza de datos para generación automatizada de reportes, para aviso de anomalías y para comparar y cuadrar datos entre aplicaciones.
  • Beneficios a empleados: gestión de las solicitudes de vacaciones y de los procesos periódicos de pago.
  • Validación del tiempo registrado: revisión de los registros de tiempo de empleado y seguimiento de horas extras.
  • Procesamiento de nóminas: ejecución de extractos estándar de nóminas para su procesamiento y validaciones estándar de nóminas.
  • Seguimiento de imputaciones, gastos de dietas y visas.
  • Procesamiento de bajas de usuario
  • Lanzamiento de ofertas de empleo: recopilación de curriculums, clasificación y filtrado, planificación de entrevistas y comparativa de evaluaciones.
  • Formación y desarrollo: seguimiento de planes de formación y revisión del estado de certificaciones, evaluación de formaciones.

 

Casos de uso RPA en Comercial

  • Entrada de pedidos a partir de emails, plantillas Excel, webs, etc.
  • Guardar documentos adjuntos masivamente enviados por los clientes en carpetas locales, maestros de cliente del ERP o gestión documental.
  • Automatización de búsquedas en web: un ejemplo de proceso comercial automatizado puede ser la revisión de la competencia. Por ejemplo, se puede programar un bot para que nos avise cuando haya cualquier cambio en la web de la competencia.
  • Gestión de consultas e incidencias: para ordenar las consultas de los clientes y respuestas (Chatbots) o para gestionar incidencias de clientes.
  • Parametrizaciones y actualizaciones masivas de articulado, familias y tarifas y comparativa de precios.
  • Gestión de devoluciones: procesamiento y gestión de solicitudes de devolución.
  • Documentación: escaneo de documentos, reconocimiento o interpretación y subida de documentos.
  • Alta y actualización de datos de contactos en CRM desde diferentes orígenes.
  • Comparativa de datos entre diferentes aplicaciones (listado de ventas, comisiones, etc.)

 

Casos de uso RPA en operaciones

  • Alta y modificación de datos de proveedores en las diferentes aplicaciones y gestión documental.
  • Alta y modificaciones de contratos en nuestros sistemas.
  • Revisiones del estado de planificaciones de entregas.
  • Cargas masivas de tarifas de proveedores y actualización de datos.
  • Procesos de almacenes: control de stock, integración de almacenes externos, confirmación de entregas, recepciones, transportes…
  • Gestión de consultas e incidencias.

 

Casos de uso de RPA en TIC

  • Monitoreo y reporting de eventos como por ejemplo averías.
  • Creación de informes estándar de gestión.
  • Testing de aplicaciones.
  • Gestión de HelpDesk y servicios: para creación y seguimiento de tickets, cierre automático y recordatorios.
  • Gestión de archivos (FTP , SFTP, MFT): procesamiento batch y transferencia de archivos, sincronización, borrado y vaciado de carpetas, securización y encriptación de datos.
  • Instalaciones y actualizaciones de software.
  • Monitoreo de aplicaciones.
  • Gestión de accesos.

Aprovecha la tecnología RPA para automatizar tus procesos

Como puede ver, las posibilidades a la hora de robotizar procesos empresariales son infinitas. Después de ver la lista de ejemplos y casos de uso con RPA, seguro que se le ocurren otros casos para aplicar el sistema en procesos de su empresa, y en concreto, para su departamento.

Contacte con nosotros para que nuestros consultores le ayuden a garantizar el éxito de la automatización de cualquier proceso empresarial.

 

 

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