¿Cómo funciona SAP ERP Business ByDesign? La mejor herramienta para gestión de proyectos SAP

por | Sep 13, 2021 | Empresas de servicios, SAP BUSINESS BYDESIGN | 0 Comentarios

INTRODUCCIÓN A CÓMO FUNCIONA SAP ERP BUSINESS BYDESIGN

SAP dispone de diferentes ERPs. Principalmente son los siguientes:

  • S4, enfocado a grandes empresas de gran volumen (ej.: empresas Ibex)
  • SAP Business One, enfocado a la pequeña empresa
  • SAP Business ByDesign, enfocado a empresas medianas, lo que se conoce en SAP como “mid market”.

Para seleccionar uno u otra opción se ha de tener distintos factores que la empresa deberá tener en cuenta, entre otras:

  • Requerimientos funcionales de la empresa, si esto son muy complejos y/o son específicos de un sector de actividad, cada una de estas soluciones da grados de coberturas diferentes, y requieren de un esfuerzo de análisis por parte del equipo de decisión de la empresa.
  • Solución internacional VS local, aquí hay un diferencial positivo en S4 y SAP ByDesign, siendo SAP Business One una solución más local.
  • Solución on premise VS solución cloud, sin entrar en las diferencias que supone, está claro que SAP Business One solo puede dar una solución on premise, con sus ventajas e inconvenientes que esto supone.
  • Costes y tiempo de implantación: S4 es una solución para grandes empresas, y en España se ha implementado en medianas empresas, lo cual ha supuesto un coste elevado, plazos de tiempo largos y dependencias de la consultora especializada. SAP ByDesign es todo lo contrario.

Una vez realizado esta breve reflexión entre las distintas soluciones de ERP que ofrece SAP, vamos a analizar que realmente ofrece la solución Cloud de SAP ByDesign.

¿Cómo funciona SAP ERP Business ByDesign? SAP BYD nos permite gestionar la información de manera muy potente. Actualmente es necesario disponer de información en tiempo real en el área digital. También nos podemos encontrar determinados problemas en las empresas de tener diferentes sistemas y datos desconectados, como por ejemplo muchas hojas de cálculo, un departamento que tiene un aplicativo logístico, otro departamento con una herramienta diferente para gestionar proyectos, etc. SAP ByDesign tiene por objetivo gestionar los procesos end to end de la compañía, y en su base de datos en tiempo real poder presentar indicadores de gestión y/o Reporting dentro del propio sistema, evitando de esta forma costosos e interminables proyectos de BI.

SAP Business ByDesign es una solución orientada al mid market, y dentro de estas empresas, a aquellas empresas con estructuras organizativas complejas, ya sean por el número de empresas que gestionan y/o de países donde desarrollan los negocios. En estos casos las empresas desean soluciones globales con un coste razonable, y SAP ByDesign es una de las pocas soluciones que da respuesta a estos requerimientos.

SAP, a la hora de desarrollar este sistema, ha intentado recopilar sus mejores prácticas, llegando a la conclusión de la regla 80/20: en el 80% de las empresas, incluso siendo de diferentes sectores o ámbitos, ha podido definir unos procesos empresariales como best practices, de tal forma que la implantación de sistema es realmente más fácil de implementar y da respuesta a uno de los objetivos que persigue la empresa al implantar un ERP: en aquello que no somos diferentes nos adaptamos a las mejores prácticas, pues en el pasado hemos desarrollado modificaciones a los procesos del ERP, que nos han supuesto, coste, tiempo y falta de integridad de los datos.

En la gráfica adjunta se ve la integración y diseño de ellos procesos para gestionar una empresa que trabaja bajo proyectos:

¿Cómo se configura SAP ByDesign? Mediante un cuestionario, los consultores van respondiendo preguntas tales como si la empresa tiene almacenes logísticos propios o lo gestiona a través de un operador, lo cual hace que SAP ByDesign se autoconfigure de acuerdo con los escenarios pre configurados de procesos dentro SAP ByDesign, ello evita tiempo y problemas de configuración que implica horas de post arranque en los proyectos, aspecto realmente diferencial de este ERP.

Dentro de SAP hay todas las herramientas de transformación digital, llamadas Intelligent Enterprise (gestionar nuestra empresa de una manera inteligente), que son comunes a los tres ERP, pero en el caso de SAP ByDesign están dentro del precio del usuario, entre otras destacamos:

  • Escaneo de facturas de proveedores: No solo permite el escaneo, sino también la obtención de un registro de factura en contabilidad a partir de los datos. Realmente es una aplicación sencilla pero muy productiva, totalmente integrada en la aplicación.
  • También disponemos de Robots/bots, que permite configurar procesos en SAP ByDesign, generalmente aquellos que tiene poco valor añadido para el usuario, repetitivos y que el sistema los puede ejecutar bajo su supervisión.
  • Disponemos de apps para gestión de dirección, jefes de proyectos y personal de la compañía mediante un portal del empleado.
  • Poder configurar los procesos y autorizaciones dentro de la compañía, mediante Workflow.

La aplicación es full Cloud, con ello queremos indicar varios aspectos:

  • El Cloud es propio de SAP, con sus SLAs correspondientes.
  • Tenemos dos tenant, uno de explotación con datos ilimitado, informes ilimitados, capacidad de desarrollos.
  • Cada tres meses hay una actualización planificada de sistema, es decir, la empresa siempre está en la última versión, sin costes de proyectos de migración de versiones. No somos conscientes de los costes ocultos que esto supone para las empresas, por ejemplo, cambios dentro de hacienda como es la ventanilla única en Europa, denominada OSS, supone un cambio y ajuste en aquellos sistemas on demand y/o SaaS que debe hacer una migración más o menos compleja.
  • Un soporte on line directo de SAP dentro del propio aplicativo y su seguimiento.
  • La seguridad del sistema, ante caídas, cambios tecnológicos, y posibles ataques cibernéticos.

Dada la experiencia de SAP en los ERP, es consciente que no puede llegar a todos los requerimientos de una empresa, ya sea por su particularidad de un proceso, por la complejidad de este, para ello SAP ByDesign tiene:

  • Un entorno de desarrollo y capa de desarrollo que permite adaptar a las necesidades de la empresa, siempre y cuando no afectemos al núcleo del sistema, pues en tal caso no podrían actualizar cada tres meses las versiones. Estos desarrollos se denominan addons y O&S Consultores tiene un Marketplace donde se indican los principales addons que disponemos, pero hay muchos más en el mercado.
  • Y la aplicación dispone de herramientas para comunicarse con aplicaciones externas específicas que requieran nuestros clientes, por ejemplo, un planificador avanzado de recursos humanos asignados a los proyectos. Web service es uno de los elementos centrales que nos permite hacer temas de EDI, conexiones con los operadores logísticos, etc.

Sin querer exhaustivo, una empresa mediana o en rápido crecimiento debería tener en cuenta es solución en su selección de ERP, por los criterios antes indicados, así como por otras razones no menos significativas:

  • Rapidez en la implantación.
  • Costes claros en el mantenimiento de la aplicación.
  • Independencia de los consultores.
  • Los costes son ajustables y comprables con la competencia, si se incluyen todas las funcionalidades de SAP ByDesign
  • La confianza que da tener un ERP totalmente auditable y trazable, tanto a sus inversores como a la propia empresa de estar con la empresa líder del mercado y cuyo core business es el ERP.

A continuación, vamos a explicar las funcionalidades de SAP ByDesign para aquellas empresas que trabajan bajo proyecto.

GESTIÓN INTEGRAL DEL PROYECTO EN SAP BYDESIGN

En este círculo tenemos representado todo el ciclo de negocio, desde la gestión de las tareas de generación de demanda (tareas de ventas), la gestión de oportunidad, hasta la gestión de oferta y cierre de contrato (venta colaborativa). Una vez que tenemos un proyecto vendido, llega la hora de gestionar ese proyecto: pueden ser recursos materiales o personas (colaboradores, trabajadores). También pueden existir en el proyecto una gestión de compras o subcontrataciones, relacionado con el aspecto de “imputación de horas y gastos”, que van relacionados con los costes del proyecto. Además, encontramos también los ingresos del proyecto, es decir, las facturaciones y las posibles provisiones que pueda tener en el mismo. Finalmente, habrá también una gestión de las cuentas a cobrar y la gestión de la liquidez relacionada con el proyecto (tesorería).

Para gestionar todo esto, disponemos de una analítica específica para proyectos, además de la analítica contable, que nos permite ver cómo están yendo los diferentes proyectos con los clientes, independiente si el proyecto dura un año fiscal o no, por tipo de contrato, por tipo de recurso, por cliente, etc.

El punto por destacar es que, por la forma como funciona SAP ERP ByDesign, todo lo anterior se encuentra completamente integrado.

VENTA COLABORATIVA

Hace referencia a aquella oportunidad que he obtenido mediante alguna acción de marketing, generando una oportunidad a gestionar, y que acaba traducida en una contratación de proyecto.

Desde un punto de vista comercial, SAP ERP ByDesign nos permite ver todas las opciones de manera gráfica. Aquí podemos observar el pipeline de posibles proyectos en diferentes estados:

OFERTA DE VENTA

En primer lugar, se determinan los valores del nuevo proyecto a ofertar y se toma como base un proyecto ya existente, es decir podemos copiar y pegar la estructura de un proyecto tipo/s. Podemos además seleccionar los valores que queremos añadir. Definimos los datos de cabecera del proyecto, el calendario propuesto, tareas propuestas y perfiles que voy a incluir en el proyecto y, con todo esto, creo una nueva oferta de venta que vinculo al proyecto plantilla que acabo de crear. Cuando esté creando la oferta, en función de los perfiles que he añadido, el sistema me dará una serie de precios de lista determinados.

Para los elementos facturables, podemos definir diferentes opciones de precio (por incurridos, por precio fijo, etc.). Absolutamente todo es configurable dentro del sistema. Además, podemos adjuntar diferentes archivos, anexos, pdfs, etc. Con todo esto, lo que tenemos finalmente es configurada nuestra oferta de venta al completo. Así es como funciona SAP ERP ByDesign.

¿CÓMO REALIZA EL SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS LA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA SAP ERP?

Mediante los KPIs de los proyectos que se están llevando a cabo, su rentabilidad y desviaciones sobre el indicador objetivo que Dirección se ha marcado este año, y su comparativa con el año anterior.

Una imagen vale más que mil palabras, a continuación, adjuntamos el cuadro adjunto:

Como se ve en la imagen nuestro margen global del año está en el 51,4%, por eso está en color verde, pero en el listado inferior se ven los efectos compensatorios, es decir, hay algunos proyectos en naranja que están fuera del objetivo. Podemos ir navegando al detalle del proyecto y entender el por qué, así como enviar una notificación al responsable del proyecto para que nos indique que acciones va a hacer para mejorar esta situación.

En resumen, vemos como podemos poner los indicadores de gestión, como los vamos comparando con la realidad de este año, e incluso año anterior, Además podemos enviar notificaciones para solicitar explicaciones y acciones, que quedan registradas en el sistema con el fin de analizar el siguiente mes si han dado resultados.

¿CÓMO REALIZA EL SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS UN JEFE  DE PROYECTOS CON SAP ERP?

El jefe de proyectos requiere un análisis más detallado del proyecto, para identificar las causas que afectan a la rentabilidad de un proyecto, u otros eventos como la baja personal del proyecto por distintas razones.

Dado que el jefe de proyecto tiene un trabajo móvil, SAP ByDesign le ofrece apps que mediante tablet tiene las consultas necesarias, que tareas y quien las realiza, si van on time o no, el progreso del proyecto, etc.

En la ficha de proyecto se dispone también del plan de facturación, en el que podemos confirmar una factura, bloquearla, etc. Además, el programa me creará una alerta en el caso de que ya hayamos terminado un proyecto y sea necesario emitir determinada factura.

SAP ERP ByDesign permite también gestionar compras: solicitudes de compras asociadas al proyecto, compras de material, la compra de una licencia, etc. Todo esto es cargable en el sistema como solicitudes de compra, que a su vez se convertirán en pedidos de compra posteriormente.

SAP ByDesign dispone de una trazabilidad de la gestión del proyecto, pudiendo ligar todos los eventos que este proyecto ha supuesto en SAP, entiendo por eventos, lead, oportunidad, ofertas, compras, facturaciones, imputaciones de horas, etc.

¿CÓMO INTEGRAMOS AL PERSONAL IMPLICADO EN LOS PROYECTOS?

Uno de los principales problemas en los proyectos es que la información de las tareas diarias que se están realizando en los proyectos por los distintos empleados implicados, vayan reportando el grado de avance, de tal forma que no sea una gestión de proyectos a fecha de cierre del mes, sino que sea un proceso continuo y diario. Este objetivo que todos pretendemos no es fácil, pues depende más de las personas y no tanto de los sistemas, aunque SAP ByDesign ayuda que no sea un freno para ello.

La cultura de la empresa, y en concreto de la Dirección de la empresa es fundamental para conseguir este objetivo, sin ello difícilmente lo conseguiremos.

Que le puede aportar SAP ByDesign en este aspecto:

  • Facilitamos que personal implicado pueda reportar su actividad y gastos incurridos:

  • SAP ByDesign no solo le indica lo que ha hecho, sino también lo que debe hacer, cuando, y en cuantas horas previstas:

Hemos visto de forma muy resumida algunas de las funcionalidades de SAP ByDesign ofrece en la gestión de proyecto, sin entrar como provisiona los ingresos y gastos de los proyectos por sus distintos métodos que dispone, aspecto importante y que cada empresa que gestiona proyecto tiene su método. En este aspecto SAP ByDesign vuelve a proponer métodos comúnmente aceptados y utilizados por las grandes empresas en este sector.

O&S Consultores tiene una amplia experiencia en las empresas que trabajan bajo proyecto, y aunque el denominador común es el proyecto, las funcionalidades que se exige son muy diferentes en distintos sectores, ya sea por la cultura de la empresa y/o por la tipología del proyecto que se realiza.

Por ello O&S Consultores desarrolla addons dentro de SAP ByDesign, para poder resolver las distintas problemáticas que los clientes nos presentan, continuación detallamos una de ella, la planificación de recursos:

SOLUCIÓN AMPLIADA (ADDONS) PARA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS Y REPORTING DE TIEMPOS

Desde O&S Consultores, hemos desarrollado una herramienta adicional integrada con SAP para casos en el que las empresas cuyos servicios sean realizados por personal que impacte su jornada laboral en distintos proyectos tengas proyectos (“cuellos azules”).

En estos casos, el colectivo de personal involucrado en los proyectos es numeroso no disponen de PCs, pero sí de móviles y, su cultura informática es básica, por lo cual la comunicación con ellos debe ser sencilla, poco costosa y activa, dado que nos interesa saber si el servicio se ha realizado on time, se ha finalizado y/o ha habido algún tipo de problema.

Disponer de esta información en tiempo real es básica, para poder sustituir un recurso y el cliente no se vea afectado el servicio.

Gestionar este proceso es internamente complejo, pues igual supone más horas de trabajo de las previstas, e incluso horas fuera de jornada

Y desde luego el seguimiento de la rentabilidad del proyecto, sobre todo en aquellos proyectos de márgenes muy ajustados.

Advanced Planner dispone de una funcionalidad que permite gestionar la planificación de recursos de grandes colectivos de forma sencilla y productiva, hace un seguimiento de los servicios, así como de las horas incurridas por los operarios/as, para poder informar a nómina de las incidencias.  

CONCLUSIÓN

Como vemos, en la gestión de proyectos SAP, el sistema está totalmente integrado. Cada rol puede trabajar con el sistema para solucionar sus necesidades de trabajo, la información fluye de una punta a otra de acuerdo con las necesidades de cada tipo de usuario que trabaja con esta herramienta, convirtiendo a nuestra empresa en una empresa inteligente.

En definitiva, orientado la actuación de toda la organización a los objetivos estratégicos de la empresa, en este caso rentabilidad de proyectos, crecimiento, etc.

José María Ayguavives

Director de SAP en O&S Consultores

 

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