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Automatización robótica de procesos
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Hoy en día son pocas las empresas que no han implementado o no se han planteado aún automatizar los procesos de recepción, registro y contabilización de facturas de proveedores de la empresa. Con la ayuda de herramientas de software, la automatización de estos procesos, se optimiza y simplifica y se consigue mayor precisión y productividad.

Automatizar la gestión de todas las facturas de proveedores de la empresa permite mayor visibilidad sobre los costos y mayor control sobre los ingresos. Pero la automatización de la recepción de facturas también ofrece otros beneficios que comentaremos con posterioridad.

Para empezar a considerar la automatización, es importante tener clara cuál es la hoja de ruta de implementación que vamos a seguir. Es decir, el procedimiento que sigue el usuario para traspasar las facturas que llegan de los proveedores a nuestro sistema ERP.

Hay que tener en cuenta con que herramientas y soluciones implementaremos la automatización de facturas, ya que en el mercado existen varias, como por ejemplo, Uitpath, SAP RPA, BI de Microsoft, u otras aplicaciones específicas para tal fin.

Un proceso de contabilización de facturas se basa principalmente en los siguientes pasos:

  1. Recepción de la factura: email, en papel, hot folder, etc.
  2. Clasificación: Abonos, facturas, pagos a cuenta, etc.Reconocemos el tipo de documento.
  3. Reconocimiento: Extracción de los datos y validación.
  4. Introducción de estos datos en su aplicación ERP.

Este sería el flujo básico de cualquier empresa, aunque hay flujos relacionados que pueden llegar a ser más complejos y que afecten a este circuito. Por ejemplo, disponer de las tarifas actualizadas de los precios de compra de nuestros proveedores de productos precederos cuyo precio fluctúa diariamente o por períodos muy cortos. El hecho de no tener los precios actualizados en nuestro ERP, provoca pedidos mal valorados que en este proceso de introducción de facturas, nos darán los warning de diferencias de precios y la consiguiente actuación manual del usuario, sin conseguir los objetivos marcados.

¿Por qué automatizar la gestión de facturas de proveedores?

Aunque a simple vista parece un proceso fácil de gestionar, hay una serie de casuísticas que provocan que los errores humanos frecuenten más de lo que nos gustaría.

  • Las facturas no suelen tener diseños estandarizados. Los datos y los diseños son muy variables, lo que perjudica eliminar el trabajo de poco valor añadido de estar revisando facturas una a una.
  • Pueden existir varios escenarios del mismo proceso de contabilización. Los procedimientos de confirmación y revisión de cada transacción pueden tener flujos de autorizaciones distintos dentro de una empresa.
  • Pueden llegar las facturas desde múltiples fuentes y/o formatos (correo electrónico, Google drive, documento en papel, Excel, imagen, PDF, Word, etc.)
  • Los datos no suelen ser fácilmente accesibles y hay que ir a varias fuentes de datos para llegar a validar que lo que estamos introduciendo es correcto.

¿Cuál es la mejor herramienta para automatizar las facturas de proveedores?

Actualmente, hay muchas opciones en el mercado para automatizar los procesos de captura y contabilización de facturas de los proveedores de una empresa o Grupo empresarial, pero cualquier herramienta debe tener en cuenta soluciones que integren la Inteligencia Artificial, pues permiten optimizar las soluciones, independientemente del formato, diseño o fuente.

La tecnología RPA (Robotic Process Automotion) es un gran aliado para crear flujos de validación inteligentes y detectar cualquier error olvidándonos definitivamente de tareas manuales.

Bot para automatizar la gestión y captura de facturas de proveedores

Automatizar las facturas de los proveedores mediante bots es un proceso de implementación que empieza por la robotización de la captura. Los robots van aprendiendo en función de lo que se van encontrando.

Por defecto, en un proceso, el robot lee la factura y va mapeando los campos que necesitamos. Si tiene alguna duda, nosotros la validamos. Es decir, en un proceso robotizado lo que hacemos es utilizar un sistema que va aprendiendo en función de lo que se va encontrando. Todos los sistemas RPA, ya sea mediante Microsoft, SAP o Uipath se basan en Inteligencia Artificial, lo que significa que van aprendiendo en función de la información que reciben.

Al incorporar robots para gestionar las facturas de proveedores de forma automática, se obtienen los siguientes beneficios:

  • Más control del registro de facturas.
  • Se evitan incorrectas y tardías contabilizaciones.
  • Se evitan errores y retrasos en los pagos.
  • Mayor seguridad en el cumplimiento de normativas, ya que los bots se aseguran de que son facturas válidas.
  • Se reduce la carga administrativa del departamento de cuentas a pagar.

Ventajas de la automatización de facturas con Uipath

Uipath es sin duda tecnología líder en cuando a la automatización robótica de procesos.

Hay una serie de factores que debes tener en cuenta si quieres utilizar un sistema RPA para automatizar procesos, como es el caso de las facturas de proveedores. Uipath, por ejemplo, posee ciertas ventajas respecto a otros sistemas:

  • Es compatible con cualquier solución ERP, email, etc.
  • Tiene gran capacidad y su desarrollo es muy rápido.
  • Permite una escalabilidad, ya que los robots se adaptan sin problema a cualquier cambio.
  • Fácil usabilidad sin necesidad de tener conocimientos de programación, incluso para procesos más complejos.

En O&S Consultores somos expertos en tecnología RPA, disponemos de conocimiento en los procesos empresariales, pues tenemos divisiones expertas en implantación de ERP, y podemos dar soluciones a sus problemas de negocio, aconsejándole y acompañando antes y durante todo el proceso.

Ante todo hacemos su problema como objetivo de nuestro proyecto y finalizamos el proyecto analizando el impacto en su negocio. No dude en contactar con nosotros para ayudar a su empresa en la digitalización de sus procesos.

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