Automatizar la identificación y conciliación de los cobros

por | Dic 18, 2020 | Gestión de finanzas empresariales | 0 Comentarios

Un problema habitual en aquellas empresas con elevado volumen de cobros es identificar su origen (el cliente), sobre todo cuando los importes son pequeños y/o hay muchos importes iguales.

En los departamentos financieros, sobre todo en estos negocios que mayoritariamente cobran por transferencia, la identificación de los cobros de los clientes se convierte en un proceso largo, tedioso y que consume mucho tiempo del departamento de administración. Los sistemas ERP permiten aplicar los cobros a las facturas, pero con un tratamiento manual de los cobros, con el consiguiente retraso que esto supone.

O&S Consultores realizó un seminario enfocado a dar soluciones a estos temas:

¿Quién pagó?, ¿Qué pagó?, ¿Cuánto pagó? y ¿Por qué medio ha pagado?

Pablo Tusell explicó cómo el proceso de transformación digital de los departamentos financieros de las empresas está permitiendo automatizar los procesos financieros.

Se diferenció dos clases de sistemas que permiten abordar esta automatización:

  • Los sistemas RPA para la automatización de procesos suponen que no hemos de cambiar los procesos ni los sistemas. Aplicando sistemas robot podemos simular el trabajo manual de una persona.
  • Sistemas transaccionales que disponen de algoritmos que permiten analizar datos “estructurados” de la N43 y MT940 que nos permitan realizar en un porcentaje elevado la identificación de los cobros de transferencia.

Estos procesos son similares, con mayor complejidad, que los procesos de conciliaciones contables:

 

  • Risk Treasury Financial Suite, es la herramienta de O&S Consultores que identifica automáticamente los cobros de transferencias y le asigna el N.º de cliente y las facturas que este liquida en la transferencia.

 

En el seminario se explicaron con varios ejemplos como se puede automatizar la confirmación de los cobros con X-Risk Treasury Financial Suite.

Un primer ejemplo: automatizar la confirmación de los cobros por tarjeta.

Si hablamos de un e-commerce y/o de transacciones B2C, tales como retail, hoteles, etc., la confirmación de la transacción no nos asegura que el abono del banco se incluya esta transacción

y/o haya otras transacciones de devolución que deben ser controladas y gestionadas (son dos hechos relacionados pero independientes).

El control de los abonos de cobros de las tarjetas nos permite asegurar que todas las confirmaciones de las tarjetas son abonadas, así como el control de las comisiones y devoluciones de cobros de las tarjetas que se originan.

Así pues, podremos identificar en X-Risk Treasury Financial Suite los cobros gracias a la conciliación de los ficheros con el detalle de los cobros (tarjetas Sermepa, AMEX, PayPal) con un identificador/clave única.

Otro ejemplo es la asignación de cobros por transferencias. Para hacerlo debemos:

    1. Identificar la transacción a nivel de cliente/facturas
    2. Aplicar algoritmos para la conciliación cobro y facturas
    3. Actualizar los sistemas de riesgos de clientes con los cobros para poder reducir el impacto en entregas

Así, mediante X-Risk Treasury Financial Suite realizaremos automáticamente los diferentes pasos: Paso 1) Identificar Cliente en los Cobros

Paso 2) Identificar Facturas en los cobros

Paso 3) A partir de estos datos se realiza la primera asignación.

Al final este proceso tendremos:

    1. Cobros Asignados totalmente. Coinciden en importe – descuento pronto pago
    2. Cobros Asignados parcialmente por tolerancia. Coinciden en importe +/- tolerancia
    3. Cobros Asignados Parcialmente. La diferencia entre el importe del cobro y de las facturas es mayor a la tolerancia.
    4. Cobros con cliente identificado sin asignar
    5. Cobros de clientes no asignados

Paso 4) Tratamiento de cada uno de estos cobros

  • Cobros Asignados totalmente. Los dejamos ya asignados, preparados para su contabilización.
  • Cobros Asignados parcialmente por tolerancia. Los dejamos ya asignados, y dejaremos que el usuario decida donde quiere asignar la diferencia.
  • Cobros Asignados Parcialmente ¿Buscar una factura del cliente que coincida con la diferencia más o menos con la tolerancia y asignarla o lo dejamos así? ¿Criterio de fecha? ¿Si coindice la damos por buena o se la mostramos en la pantalla de asignación manual para su revisión?
  • Cobros con cliente identificado sin asignar ¿Buscar una factura por el importe +/- tolerancia?

¿Criterio de fechas? ¿Si coindice la damos por buena o se la mostramos en la pantalla de asignación manual para su revisión?

  • Cobros sin asignar cliente: poder buscar y asignar por distintos criterios los cobros a facturas

Se comentó un ejemplo concreto: de un muestreo de 3,890 transferencias recibidas e identificamos datos en los ficheros bancarios que nos permiten:

  • Identificar el nº de cliente en 2.700 transferencias
  • En un menor grado identificar datos de las facturas y asignar la factura