Si esto era una tendencia, el COVID-19 vino a confirmarlo: La era cashless está aquí. Las formas de pago y la gestión de cobros no son lo que eran antes y esto afecta a cualquier empresa. Algunas cifras dejan en evidencia la necesidad y urgencia de evolución en nuestros procesos internos.
Descubre en esta entrada de nuestro blog tecnológico las tendencias actuales en gestión financiera y cómo pueden estas ayudar a optimizar los procesos administrativos en tu empresa.
Las formas de cobro y la automatización de los procesos
Poco a poco, y posiblemente en los últimos meses, las formas de pagos de los clientes están experimentando cambios que afectan a los departamentos financieros de las empresas y en a la gestión de cobros (en los mismos eliminar).
El COVID ha acelerado algunos cambios en este sentido: más compras por internet y más pagos de las compras mediante medios electrónicos con el objeto de evitar el trasiego del efectivo. Existen ya países denominados “Países Cashless”, es decir, que no se pagan al por menor en efectivo ni las entidades bancarias aceptan dinero en esta modalidad, entre otros países se encuentran Suecia, Noruega y Canadá.
Sin ir más lejos, recientemente la retirada de efectivo en los cajeros automáticos en España ha sufrido una caída del 18,4%, y se espera que se transforme en un país cashless para 2030.
Al mismo tiempo que bajan los cobros por efectivo, suben las transacciones por tarjeta de crédito y el número de TPV
Otro impacto significativo de estos cambios es la reducción de la economía sumergida y consecuentemente es más fácil para Hacienda seguir el rastro del dinero electrónico, pues deja huella.
Por otra parte, las empresas de distribución les ha supuesto reinventarse ante el new normal, con datos significativos como:
- Los pedidos BOPIS (Buy Online, Pick-up in Store) en EE. UU. aumentaron un 62% entre el 24 de febrero y el 21 de marzo de 2020, en comparación con el mismo período del año anterior, según el Índice de Economía Digital de Adobe.
- Compras de proximidad pues el consumidor no puede desplazarse.
- Incremento espectacular de las compras online, en el período del 13 al 19 de abril de 2020, el mercado de gran consumo incrementó en un 27% las ventas por canal online de manera global.
Ello ha supuesto cambiar los canales de distribución, es decir que el cliente sustituya las tiendas físicas por los market place.
El impacto en la gestión de cobros
El impacto en el proceso administrativo de la gestión de cobros ha sido significativo, pues algunos distribuidores no estaban preparados para estos cambios. El incremento de ventas mediante pasarelas de pago y/o a través de los market place suponen una complejidad, y procesos diferentes a un proceso de cobros mediante domiciliaciones bancarias, etc.
Esquema de trabajo de los sistemas de cobros mediante pasarelas de pago
Los cobros mediante distintas pasarelas de pago suponen un doble proceso en la gestión de cobros, que debe ser atendido NO gestionado administrativamente:
- El primero es cuando se realiza el cobro y su autorización por parte de la entidad bancaria (generalmente este proceso relaciona el ticket/factura con la autorización del cobro por la terminal correspondiente).
- Y un segundo proceso, algo más complejo, la autorización del cobro con el ingreso en la entidad bancaria (este ingreso es por un el total una vez deducidas las comisiones, es decir, por el importe neto). Es en este caso donde se da la mayor complejidad, pues hay que casar la autorización del cobro con los detalles de los abonos realizados por la entidad bancaria.
En estos casos, para poder eliminar asegurar que los cobros autorizados son abonados en nuestras cuentas bancarias, se requiere poder procesar unos ficheros complementarios de detalle de las pasarelas de cobro y poderlos casar con las autorizaciones de cobro que hemos recibido en el momento del pago. Estos ficheros no están estandarizados, y suponen un volumen importante de registros, donde se desglosan las comisiones cobradas, así como las devoluciones de abonos que pueden ocurrir, y deben ser verificados su conformidad dentro de un plazo limitado de tiempo.
Para ello O&S Consultores ha desarrollado, dentro de su suite X·Risk Treasury, un módulo de gestión de cobros con esta funcionalidad, donde no solo se confirma qué autorizaciones son abonadas en nuestra cuenta bancaria, sino también la comprobación de las comisiones y la confirmación del cobro en la transacción de venta.
Un ejemplo de conciliación de los ficheros de cobros detallados que envía la entidad bancaria y/o pasarela de pagos y las autorizaciones de cobro que registra el TPV
Por otra parte, la problemática de los market place es muy diferente a esta. Generalmente los market place envían un documento (pdf/Excel), donde nos indica los cobros que han realizado por cuenta del cliente. Esta información debe ser procesada para poder identificar las siguientes partidas:
- Las facturas que pagan: La información que nos facilitan no es el número de factura nuestro, sino más bien su número de pedido. Por otra parte, es habitual que el importe de nuestra factura y el importe de su pedido difiera en decimales.
- El market place se deduce en esta liquidación las comisiones pactadas entre este y la empresa.
- Por último, si ha habido una devolución del producto (es una venta B2C), también se deduce el importe del abono que este ha realizado al cliente final, en la liquidación.
Del market place recibimos generalmente una transferencia bancaria, la cual debe ser introducida en el sistema de cuenta a cobrar y aplicarla correctamente a las facturas pendientes y/o cargos que ellos nos realizan. Esto supone un gran esfuerzo a nivel administrativo.
O&S Consultores, mediante su plataforma de RPA y ABBY, permite captar la relación de las liquidaciones de cobros, poder analizar su contenido, y proceder a aplicar el cobro correctamente con toda la casuística que este supone y se ha comentado anteriormente:
- Vamos a buscar la relación de cobros en los portales de los clientes, o en los emails que nos envían.
- Obtenemos el documento y, mediante ABBY, podemos leer el contenido y grabarlo en un Excel.
- Mediante RPA/Uitpath, somos capaces de realizar las acciones correspondientes en el módulo de cuentas a cobrar, es decir:
o Identificar la factura.
o Aplicar el cobro y sus pequeñas diferencias de importes.
o Identificar los cargos que nos hace el market place y contabilizarlos a la espera de conformidad por parte del departamento comercial y/o logístico si es una devolución del producto.
En definitiva, esto supone automatizar la gestión de cobros (un proceso laborioso) mediante la tecnología, sin un coste excesivo que permita un pay back rápido de la inversión, y sin realizar cambios en los procesos y sistemas que dispone la compañía.
Esperamos que haya sido de interés este artículo, y les permita conocer soluciones estandarizadas que ofrecemos para poder automatizar y simplificar estos procesos.
Pablo Tusell
Director de consultoría en O&S Consultores