Mantener una gestión óptima de los cobros a clientes es un proceso fundamental para garantizar la salud financiera y el crecimiento empresarial. Por eso mismo, hoy en día es imprescindible aprovecharse de los avances tecnológicos y hacer un buen uso de las soluciones disponibles. Solo de este modo, las organizaciones podrán lograr una gestión eficiente de los cobros de clientes.
En este artículo, explicamos las claves principales para mantener un control eficiente de la gestión, previsión y planificación de cobros de los clientes. También veremos como el software de gestión de cobros puede ayudar a optimizar este proceso.
¿Por qué automatizar la gestión y administración de cobros de tus clientes?
Existen múltiples razones por las que introducir la automatización en la gestión y administración de los cobros de clientes. Entre ellas se encuentran:
- Disponer de la gestión del ciclo de cobro y disponer de una mejor previsión de tesorería.
- Identificar, lo antes posible, los retrasos en los cobros.
- Optimizar el proceso de aplicación de cobros a las facturas, de forma correcta y con la mínima intervención humana.
- Liberar al departamento de tesorería de tareas manuales y repetitivas para dar paso a tareas de mayor valor, orientadas a la gestión de incidencias con los clientes.
La automatización de estos procesos impacta de distintas formas en las problemáticas de cada empresa. Aquellas empresas con un mayor flujo de cobros, ya sean por pasarelas de cobros y/o transferencias bancarias, son los potenciales clientes de este tipo de soluciones, ya que el payback será alto.
Sin embargo, no importa el sector o tipo de empresa en el que se encuentre. Automatizar la administración siempre facilitará la correcta asignación de los cobros a las facturas, agilizará todos los procesos que involucren la gestión de los cobros y, lo más importante, la organización o grupo podrá ahorrar tiempo, recursos y dinero.
Software de tesorería para mantener un control eficiente de cobros a clientes
La mejor solución para automatizar la gestión de cobros de los clientes es un software financiero específico (ARA: Automatización de cuentas a cobrar). Con un software especializado en la gestión de cobros se pueden automatizar tareas, reducir errores, analizar las incidencias y automatizar acciones de recobro, utilizar herramientas de seguimiento, generar informes y, sobre todo, mantener controlados los cobros a clientes.
Actualmente, existen muchos programas y software que intentan cubrir la automatización en los procesos de cobros a clientes. Pero los responsables financieros siempre deben tener en cuenta que soluciones permiten solventar su casuística.
¿Cómo funciona un software para automatizar la gestión de cobros (ARA)?
La solución de tesorería implementada debe funcionar para gestionar todos los procesos de cobros de la empresa, tanto B2B/B2C mediante pasarelas de pago, como por transferencia bancaria.
En el caso de X-Risk finance el módulo que gestiona los cobros de los clientes (ARA), contempla la gestión de este tipo de cobros, con sus diversas complejidades que se dan en el día a día de las empresas.
A partir de un proceso de conciliación (matching process) entre las facturas/abonos y cargos y los abonos en las cuentas bancarias, ya sean transferencias y/o liquidaciones de pasarelas de cobros, permite relacionar unos con otros de forma inequívoca y automáticamente, en un alto porcentaje de éxito.
Módulo de conciliación de cobros por pasarelas de cobros
Esta aplicación permite que podamos contrastar las facturas de cobro pendiente con las transacciones que realizan los clientes. Esto incluye la gestión de la conciliación de cobros de las pasarelas de pago, como por ejemplo ficheros Amex, PayPal u otros.
El proceso automático consiste en validar todas las facturas y enviar al ERP la confirmación de que esas facturas han sido cobradas, identificando aquellos abonos y cargos de estas liquidaciones no relacionados, tanto por parte del banco, como de las facturas/tickets pendientes.
Ventajas de automatizar procesos de cobros por pasarelas de pago
- Elimina trabajo administrativo de poco valor añadido.
- Asegura la correcta aplicación de las comisiones.
- Identificación de posibles fraudes.
Módulo de conciliación de cobros por transferencias bancaria
En los cobros realizados por transferencias, el extracto bancario, la información bancaria de la transferencia nos permite obtener algunas informaciones relevantes que la aplicación permitirá asignarlo a un cliente y a sus facturas relacionadas. Mediante distintos procesos de menor a mayor complejidad, con el objetivo de disponer de un alto porcentaje de éxito y la mínima manipulación manual por parte del usuario.
En este apartado disponemos de distintas tecnologías:
- Escaneo de pdf donde el cliente nos notifica el pago de una relación de facturas.
- Programas específicos para identificar clientes y facturas en los campos no estructurados del extracto bancario.
- Rutinas que permiten hacer combinaciones de las facturas para cuadrar el importe pagado.
- Adaptación de estas rutinas a las problemáticas específicas de cada cliente.
- Posibilidad de utilizar Bots para automatizar procesos.
Ventajas de automatizar procesos de cobros por transferencias
- Elimina trabajo administrativo basado en tareas manuales de bajo valor añadido.
- Asegura la correcta y diaria aplicación de los cobros.
- Evita retrasos en los procesos de expediciones, así como reclamaciones de deuda.
Estos sistemas son susceptibles a que los algoritmos se vayan afinando en función del cliente. Ya que cada empresa tiene sus propios procesos y su propia gestión de cobros de clientes.
Cómo abordamos los proyectos de cobros en O&S Consultores
Estos proyectos tienen un retorno de la inversión de meses, y para asegurar este retorno, y que tú puedas saberlo, realizamos, sin compromiso alguno, un análisis de las facturas y cobros bancarios para poder asegurar el % de automatismo que lograríamos, y que así, analices el retorno de la inversión.
X-Risk Treasury es nuestro software de gestión de tesorería y el módulo que cubre la gestión de cobros, permite mantener el control de todos los procesos de cobros de la empresa.
Además, se puede adquirir cada módulo por separado, por lo que no es necesario adquirir el software al completo. Contacte con uno de nuestros consultores y le ayudaremos a resolver todas sus dudas.
