La automatización de procesos mediante robots (Robotic Process Automation en inglés) es toda tecnología orientada al uso de software con el objetivo de disminuir la intervención humana en el uso de aplicaciones informáticas, especialmente en tareas repetitivas que varían muy poco en cada iteración. RPA es un término relativamente nuevo, pero no el concepto que hay detrás, ya que desde hace décadas se han buscado formas de optimizar recursos a través de software que realice funciones específicas en tiempo récord.
¿Qué procesos son susceptibles a ser automatizados?
- Tareas complejas.
- Tareas en las que un error pueda comprometer el proceso.
- Procesos costosos.
- Acciones que requiere mucho tiempo de poco valor.
- Procesos en los que intervengan muchos participantes.
Gracias a la robotización, el bot será capaz de imitar el comportamiento humano, enviar correo electrónico, rellenar un formulario, manipular una tabla, escribir una carta, etc. Cualquier cosa que pueda hacer con su mouse y teclado es accesible para el robot y puede automatizarse. Por otro lado, será posible automatizar los procesos de nuestros clientes, reduciendo el esfuerzo y creando valor que sin este procedimiento no sería posible.
¿Cómo nos puede ayudar?
- ROI rápido y tangible: promedio de 6-9 meses, en lugar de años (proyectos BPMS) debido a la rápida velocidad de automatización.
- Mejora la experiencia del cliente: aumento de la calidad del servicio hasta una tasa de precisión del 100% debido a la alta repetibilidad y la fatiga cero, lo que supone una reducción de hasta el 90% en los tiempos de ciclo.
- Eliminación de las tareas repetitivas: todas las tareas repetitivas y sin valor agregado realizadas por humanos llegan a su fin, mientras que los éstos actúan como gerentes de fuerza de trabajo virtual, monitoreando robots y manejando excepciones.
- Optimización de los tiempos de entrega: RPA supone un aumento de la calidad de los servicios prestados al minimizar la intervención manual, los errores y la duplicación del trabajo, disminuyendo rápidamente los tiempos de procesamiento y, por ello, aumentando la calidad.
- Reducción de costes: un bot cuesta una fracción de un FTE y puede trabajar 24/7/365, lo que se traduce en una reducción de costos entorno al 35-65%.
- Optimización de la capacidad de gestión: RPA mejora la gobernanza y el cumplimiento (los requisitos están integrados en las reglas de automatización), a través de procesos mejorados y seguridad de datos, y una mejor recuperación ante desastres (control remoto del servidor sobre los robots).
- Aumento de los niveles de ‘compliance’: a través de la automatización basada en reglas, que puede hacer cumplir los requisitos de cumplimiento y mantener las pistas de auditoría 100% del tiempo.
- Mejorar la escalabilidad y flexibilidad: una vez que un robot está entrenado, se pueden implementar robots adicionales rápidamente sin costo adicional o mínimo. La subida o bajada de los robots debido a la fluctuación del volumen se lleva a cabo en cuestión de minutos.
- Monitorización y control continuo: no requiere ningún cambio importante en la arquitectura de TI o una integración profunda con los sistemas subyacentes (a diferencia de BPMS). RPA ofrece una forma confiable, pero rápida y rentable para una integración «ligera» en procesos y activos de TI.
- Eliminación de errores: mejora la calidad del proceso, el cumplimiento, la seguridad y la continuidad, lo que ayuda a reducir errores en gran medida. RPA acelera los procesos, lo que lleva a un aumento en el rendimiento y un aumento en la productividad general.
En resumen, la tecnología RPA ofrece rentabilidad directa a la vez que mejora la precisión en todas las organizaciones y sectores.
El uso de RPA para gestionar cualquier proceso no solo transformará y optimizará el flujo de trabajo de tu organización, sino que te permitirá contar con niveles máximos de escalabilidad y flexibilidad en la empresa, para dar una respuesta rápida y personalizada ante necesidades específicas.
Todas las actividades realizadas por los robots se pueden registrar e interpretar a través de herramientas de informes personalizados, en su mayor parte proporcionando paneles de visualización que se pueden adaptar a cada requisito operativo.
La implementación de la robotización en procesos relacionados con el ERP está dando muy buenos resultados en las empresas que ya lo han implementado, puesto que nos permite automatizar las tareas manuales y repetitivas:
- Realizándolas con mayor velocidad.
- Eliminando los errores humanos.
- Invirtiendo tiempo en tareas de más valor.
- Al mismo tiempo, salvamos la inflexibilidad y agilizamos y le optimizamos los procesos dentro del ERP.
Es por ello, por lo que los expertos están apostando por esta combinación que nos aporta un alto y rápido retorno de la inversión a través de una mayor velocidad y eficiencia, así como la reducción de errores y permite al equipo concentrarse en tareas que aportan mayor valor.
Por lo tanto, el uso de RPA para automatizar las tareas relacionadas con el ERP permite a las organizaciones aprovechar los beneficios de la modernización sin tener que reemplazar el sistema.
Eficiencia garantizada en los procesos en toda la operación de negocio
Robots facilitados para productos SAP. Algunos ejemplos:
- Business Document Extraction from e-mail: proceso que lee correos teniendo en cuenta unos parámetros parametrizables en el bot, y descarga los documentos y los guarda para ser tratados posteriormente por otro bot.
- Account Maester Data Enrichment for Document Information Extraction: proceso que de forma automática realiza los pasos necesarios para modificar el documento de extracción de información a través del servicio API cuando la información de un cliente cambia (se pueden explicar conjuntamente con el bot del pedido).
- Sales Order Creatoin from Local Purchase Order: proceso que lee los datos del PDF de un pedido y crea el pedido en SAP con los datos del PDF. (los PDF se pueden obtener con el primer bot).
- Automated Stock Transfer Order: proceso que a partir de un Excel es capaz de crear las ordenes de traspaso de stock en SAP.
- Automated supplier invoice upload: proceso que sube el documento PDF de una factura en SAP para que el “Intelligent Invoice Scanning Staging” contiene procesando el documento.
Conclusión
En conclusión, está claro que, en esta época de digitalización, incorporar un RPA en tu ERP para automatizar tus procesos de negocio es una gran apuesta para avanzar mejor hacia el futuro. En O&S Consultores, ayudamos cada día a empresas de diferentes sectores a incorporar esta tecnología a sus procesos, asesorándoles desde el primer momento hasta la implementación de la solución en su negocio. Es el momento de acabar con todas esas tareas repetitivas que no te aportan ningún valor y concentrarte en las que realmente hacen que tu empresa crezca y evolucione día a día.
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