Soporte/Mejora de los procesos de negocio
Las Pymes españolas son igual de complejas que empresas de tamaño mayor. Pueden llegar a ser incluso más complejas si añadimos el factor humano como elemento que aumenta el nivel de complejidad. No olvidemos que las Pymes también fabrican, venden y exportan, compran e importan, tienen almacenes y deben gestionar y contabilizar todo lo anterior. La única diferencia son las economías de escala y la capacidad de disponer de mayores recursos económicos y especialmente humanos en un caso que en otro, pero los procesos de negocio, los problemas o las necesidades de información son iguales en ambos casos.
En el control de costes, los sistemas de información juegan un papel importante desde dos vertientes: como factor generador de eficiencia y eficacia en los procesos de negocio de las compañías y como partida a la que se dedican inversiones considerables para conseguir lo anterior. Los sistemas de información son necesarios, pero no suficientes para conseguir eficiencia y eficacia en los procesos de negocio, pues a menudo olvidamos que detrás de los mismos existe el factor humano, el cual, es el único que puede asegurar una constante búsqueda en la reducción de tiempos y recursos, sin renunciar a la calidad, para la ejecución óptima de los procesos de negocio.
En una Pyme es habitual disponer de un número muy reducido de profesionales dentro del departamento de TIC/SI (entre 1-5 personas), sin embargo, se necesitan cubrir las funciones habituales como son: % de tiempo de dirección del área, % de tiempo para abordar nuevos proyectos, % de tiempo para soporte a usuarios, % de tiempo para la documentación, control y planificación utilizando una metodología adecuada, % de tiempo para la administración del personal, % de tiempo para formación interna en el uso de las nuevas tecnologías, % de tiempo de programación y desarrollo de nuevas funcionalidades o adaptaciones, % de tiempo de funciones relacionadas con tareas de administración puramente técnicas (técnico de sistemas, técnico de bases de datos, técnico de comunicaciones e infraestructura, gestión de la seguridad y respaldo de datos, especialista en herramientas ofimáticas, etc.), % de tiempo para resolver las incidencias del día a día, % de tiempo para gestionar las compras de infraestructura y/o subcontratación de servicios, % de tiempo para la medición cuantitativa de la calidad del servicio y satisfacción ofrecido al resto de departamentos (sus clientes internos), etc.
Nuestra experiencia nos hace opinar que la suma de todas las horas requeridas para el adecuado funcionamiento de las Pymes, supera de forma exagerada la capacidad en horas del número de recursos disponibles que, por otra parte, tampoco disponen de los perfiles, capacidades y habilidades necesarias. En nuestra opinión, lo peor es que también se desconoce en qué se emplea el escaso tiempo disponible y nos atrevemos a afirmar que un elevado porcentaje del mismo se emplea en tareas de poco o nulo valor añadido para la organización, por ejemplo, en resolver las incidencias en el software de base o complementario, en instalar nuevas versiones o parches de componentes de software, en resolver las incidencias tecnológicas de infraestructura y de comunicaciones del día a día, en programar listados, etc.
Las organizaciones son tan eficaces y eficientes como lo son sus procesos, pero nadie atiende la constante revisión y mejora de los procesos de negocio en búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia en los mismos, y con el paso del tiempo estos se degradan de nuevo. Los principales objetivos que persigue la revisión y mejora en la gestión de procesos son:
- Conseguir mayores beneficios económicos debido tanto a la reducción de costes asociados al proceso como al incremento de rendimiento de los procesos.
- Mayor satisfacción del cliente debido a la reducción del plazo de servicio y mejora de la calidad del producto o servicio.
- Mayor satisfacción del personal debido a una mejor definición de procesos y tareas.
- Mayor conocimiento y control de los procesos.
- Conseguir un mejor flujo de información y materiales.
- Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio.
- Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes.
Desde O&S Consultores estamos convencidos que las Pymes españolas deben prestarle más atención a los procesos de negocio de sus organizaciones y tratarlos de la manera correcta para conseguir aumentar la rentabilidad de la organización en su conjunto.
No espere a una disminución del margen para darse cuenta de la situación, no aplique aquello de “como siempre nos ha ido bien (...), no hay que preocuparse”, y busque la opinión externa y el apoyo de especialistas que pueden darle otra visión de la situación actual.
